რას აკეთებს დროის აღრიცხვისა და ინვოისების პროგრამა
სერვისულ კომპანიაში საათი ერთდროულად შენი ხარჯიცაა და ისიც, რასაც კლიენტს ყიდი. დროის აღრიცხვისა და ინვოისების პროგრამა ამ ორს ერთმანეთთან აკავშირებს: სამშაბათს ჩაწერილი საათი თვის ბოლოს, შემოწმებული და შეფასებული, კლიენტის ინვოისში ხვდება ისე, რომ ცხრილიდან არავის გადააქვს. ეს საქმე ხუთი ნაწილისგან შედგება.
საათი კონკრეტულ სამუშაოზე
ყოველ ჩანაწერს სჭირდება ადამიანი, თარიღი, ხანგრძლივობა და ადგილი, რომელსაც ეკუთვნის: დავალება, პროექტი, კლიენტი. საათს, რომელიც არცერთ პროექტზე არ წერია, ვერც ინვოისში შეიტან და ვერც ხარჯად დაითვლი. თუ დროს ჯერ ისევ ქაღალდზე ან ცხრილში აღრიცხავ, საათების აღრიცხვის შაბლონი გაჩვენებს, რომელი ველებია აუცილებელი.
დამტკიცებული საათები და არა უბრალოდ ჩაწერილი
ჩაწერილი საათი ისაა, რაც თანამშრომელმა შეიყვანა. დამტკიცებული — ის, რაც მენეჯერმა შეამოწმა: სწორი პროექტი, სწორი კლიენტი, დამაჯერებელი ჯამი. ჩაწერილი საათებით ინვოისის გამოწერა იმას ნიშნავს, რომ კლიენტს გუნდის შეცდომებსაც უგზავნი. დამტკიცება ერთ ნაბიჯს ამატებს, მაგრამ ამ ნაბიჯს პირველივე აღმოჩენილი შეცდომა ამართლებს.
ინვოისში შესატანი და შიდა საათები
კლიენტზე დახარჯული ყველა საათი ინვოისში არ ხვდება. შიდა განხილვა, შენივე შეცდომის გასწორება, მგზავრობა, რომლის საფასურსაც, შეთანხმებისამებრ, კლიენტს არ ახდევინებ, — ეს შიდა, ანუ non-billable საათებია. ფული მაინც დაგიჯდა, ამიტომ პროგრამამ ისინი ჩანაწერში უნდა შეინახოს და უბრალოდ ინვოისში არ შეიტანოს.
ხარჯები: კლიენტზე გადატანილი თუ შენ მიერ დაფარული
ფოტობანკის ლიცენზიას ან ფრილანსერის ჰონორარს, როგორც წესი, კლიენტს ინვოისში უწერ. კურიერის ან პროექტისთვის ნაყიდი პროგრამის ხარჯს შეიძლება თავად ფარავდე. ორივე შემთხვევაში ეს პროექტის ხარჯია და მარჟაში უნდა ჩანდეს, ამიტომ საათები და ხარჯები ერთსა და იმავე პროექტზე უნდა აღირიცხოს.
მისაღები თანხები
ინვოისი შემოსავალი მაშინ ხდება, როცა მას გადაიხდიან. საქმის ბოლო ნაწილი ისაა, რომ იცოდე, რომელი ინვოისია ღია, რომელს გადაუცილდა ვადა და დღეს რამდენი მართებს თითოეულ კლიენტს.
როგორ მუშაობს დროის აღრიცხვა და ინვოისები PLYNTUM-ში
PLYNTUM ბიზნესის მართვის პროგრამაა სერვისული კომპანიებისთვის. დროის აღრიცხვა და ინვოისები მისი ერთი ნაწილია და პროექტებთან, დავალებებთან, ადამიანებთან და კლიენტების ბაზასთან ერთად ერთ სამუშაო სივრცეშია.
დროის აღრიცხვა
დროის აღრიცხვა ხელითაა და ყველა პაკეტშია. თანამშრომელი საათებს დავალებაზე წერს, დავალება პროექტს ეკუთვნის, პროექტი — კლიენტს. ფონური ტაიმერი და დროის ავტომატური ან ხელოვნური ინტელექტით აღრიცხვა დღეს არ არის. პირადი სივრცის დამცავი დესკტოპური აღრიცხვა მუშავდება, გამოშვების თარიღი კი ჯერ არ არის. ის ისეა ჩაფიქრებული, რომ არ გადაიღოს ეკრანის სურათები და არ ჩაიწეროს კლავიშები, გვერდების შიგთავსი და დოკუმენტების სათაურები; მენეჯერი ბრაუზერის დაუმუშავებელ ისტორიას ვერ მიიღებს.
დამტკიცება და ხარჯი
Core პაკეტიდან საათებს მენეჯერი ამტკიცებს. დამტკიცებული საათები პროექტის ხარჯად იქცევა თითოეული ადამიანის სრული საათობრივი ღირებულებით, ანუ საათის ფასით ზედნადები ხარჯების ჩათვლით. ხელფასებს მხოლოდ ხელმძღვანელობა ხედავს. სრულ ღირებულებასა და კლიენტისთვის საათის განაკვეთს ხელფასისა და ზედნადები ხარჯებიდან საათის განაკვეთის კალკულატორით დაითვლი.
ინვოისები, ხარჯები და მისაღები თანხები
ძირითადი ინვოისები და მისაღები თანხები ყველა პაკეტშია, ინვოისს კი კლიენტს ბმულითაც გაუზიარებ. პერიოდული ინვოისები აბონენტებისთვის, ვისაც ყოველთვე ერთსა და იმავე თანხას უწერ, Core პაკეტიდან იწყება. ხარჯები პროექტზე ყველა პაკეტში აღირიცხება.
საათები, ხარჯები და ინვოისები ერთსა და იმავე კლიენტსა და პროექტზეა მიბმული, ამიტომ ინვოისს დამტკიცებული ჩანაწერიდან წერ და არა ცხრილიდან. პროექტის მომგებიანობა დამტკიცებულ საათებსა და პირდაპირ ხარჯებს პროექტის ღირებულებას ადარებს, სანამ სამუშაო ჯერ კიდევ მიმდინარეობს, და არა მისი დახურვიდან რამდენიმე კვირის შემდეგ.
მაგალითი: ერთი კლიენტი, ერთი თვე
ვთქვათ, დიზაინის სტუდია სექტემბერში ერთ კლიენტზე მუშაობს. მის პროექტზე სამი ადამიანი იწერს საათებს. განაკვეთები და ღირებულებები მხოლოდ მაგალითია და არა ორიენტირი.
საათები და ჰონორარი
| თანამშრომელი | ჩაწერილი | დამტკიცებული | შიდა | ინვოისში | საათის განაკვეთი, დოლარი | თანხა, დოლარი |
|---|---|---|---|---|---|---|
| არტ-დირექტორი | 34 | 34 | 4 | 30 | 110 | 3 300 |
| დიზაინერი | 55 | 52 | 6 | 46 | 80 | 3 680 |
| პროექტის მენეჯერი | 22 | 22 | 10 | 12 | 70 | 840 |
| სულ | 111 | 108 | 20 | 88 | 7 820 |
დიზაინერის 3 საათი მენეჯერმა უკან დააბრუნა: ისინი სხვა კლიენტის პროექტს ეკუთვნოდა. აქ რომ დარჩენილიყო, არასწორ ინვოისს 240 დოლარი დაემატებოდა. 20 შიდა საათი — შიდა განხილვები და ერთი გასწორება — ჩანაწერში რჩება, ინვოისში კი არ ხვდება.
ხარჯები
- ფოტობანკის ლიცენზია, 240 დოლარი — ინვოისში იმავე ფასით გადადის.
- ფრილანსერი კოპირაიტერი, 600 დოლარი — ინვოისში იმავე ფასით გადადის.
- კურიერი, 35 დოლარი — სტუდია თავად ფარავს.
ინვოისი და გადახდა
ინვოისის ჯამი: 7 820 დოლარი ჰონორარი და 840 დოლარი კლიენტზე გადატანილი ხარჯი, სულ 8 660 დოლარი გადასახადების გარეშე. კლიენტი ვადაში 5 000 დოლარს იხდის. მისაღებ თანხებში 3 660 დოლარი რჩება — სწორედ ეს თანხაა მოსათხოვი.
ხარჯი და მარჟა
| ხარჯის მუხლი | გამოთვლა | ხარჯი, დოლარი |
|---|---|---|
| არტ-დირექტორი | 34 დამტკიცებული საათი × 52 დოლარი სრული ღირებულება | 1 768 |
| დიზაინერი | 52 × 35 | 1 820 |
| პროექტის მენეჯერი | 22 × 38 | 836 |
| ყველა ხარჯი | 240 + 600 + 35 | 875 |
| სულ ხარჯი | 108 დამტკიცებული საათი და ხარჯები | 5 299 |
მარჟა: 8 660 − 5 299 = 3 361 დოლარი, ანუ ინვოისის დაახლოებით 39%. ახლა შიდა საათებს შეხედე: 4 × 52 + 6 × 35 + 10 × 38 = 798 დოლარი ხარჯია, რომელიც არცერთ ინვოისში არ ჩანს. დამტკიცებული და ფასში გადაყვანილი საათების გარეშე ამას ვერასდროს დაინახავდი. იგივე გამოთვლა შენი ციფრებით მოგების მარჟის კალკულატორში გააკეთე.
რა ღირს დროის აღრიცხვა და ინვოისები 10 ადამიანზე
დროის აღრიცხვის სპეციალიზებულ პროგრამებში ფასი თითო ადამიანზე ითვლება, PLYNTUM-ში — სამუშაო სივრცეზე, რომელშიც წევრები უკვე შედის. ქვემოთ 10 ადამიანის ფასია წლიური გადახდით, გადასახადების გარეშე, თითოეული მომწოდებლის საკუთარი ფასების გვერდიდან:
| პროგრამა და პაკეტი | ინვოისებთან დაკავშირებული ფუნქციები | ერთ ადამიანზე თვეში, დოლარი | 10 ადამიანზე თვეში, დოლარი | 10 ადამიანზე წელიწადში, დოლარი | ფასი წაკითხულია |
|---|---|---|---|---|---|
| Clockify Standard | საათების დამტკიცება და ინვოისები; ხარჯებისთვის Pro პაკეტია საჭირო | 5,49 | 54,90 | 658,80 | 2026 წლის 22 სექტემბერს |
| Harvest Teams | დროის აღრიცხვა ინვოისებით | 9 | 90 | 1 080 | 2026 წლის 14 სექტემბერს |
| Toggl Track Starter | საათების დამტკიცება და საათის განაკვეთები; ინვოისები ფასების გვერდზე ჩამოთვლილი არ არის | 9 | 90 | 1 080 | 2026 წლის 22 სექტემბერს |
| PLYNTUM Core | დამტკიცება, ინვოისები, პერიოდული ინვოისები, ხარჯები და მისაღები თანხები, ასევე პროექტები, ადამიანები და კლიენტები | სამუშაო სივრცეზე, 10 წევრი შედის | 120 | 1 440 | მიმდინარე ფასი |
მხოლოდ საათებისა და ინვოისებისთვის PLYNTUM Core სამივეზე ძვირია: წელიწადში 1 440 დოლარი 658,80–1 080 დოლარის პირისპირ. სხვაობაში იმავე სამუშაო სივრცეში იღებ პროექტებს, დავალებებს, დატვირთვის ხედვას, კლიენტების ბაზასა და მისაღებ თანხებს. თუ პროექტებს უკვე ისეთ ხელსაწყოში მართავ, რომელიც გუნდს მოსწონს, დროის აღრიცხვის სპეციალიზებული პროგრამა უფრო იაფი გზაა.
თვიური გადახდით Core 150 დოლარი ღირს. ხუთ ან ნაკლებ ადამიანს Launch პაკეტიც ეყოფა თვეში 55 დოლარად (წლიური გადახდით — 44 დოლარად): დროის ხელით აღრიცხვით და ძირითადი ინვოისებით, მაგრამ დამტკიცებისა და პერიოდული ინვოისების გარეშე. 7-დღიანი უფასო საცდელი პერიოდი მხოლოდ Launch პაკეტს აქვს. დაწვრილებით — ფასების გვერდზე და PLYNTUM-ისა და Harvest-ის შედარებაში.
რას არ აკეთებს PLYNTUM და როდის ჯობს სხვა არჩევანი
- ავტომატური აღრიცხვა. არც ფონური ტაიმერია, არც აქტივობის თვალთვალი და არც ეკრანის სურათები. პირადი სივრცის დამცავი დესკტოპური აღრიცხვა დაგეგმილია, მაგრამ ჯერ არ არის.
- ბუღალტერია. არ არის მთავარი წიგნი, საბანკო ამონაწერების შემოტანა, საგადასახადო დეკლარაციები და ხელფასები. წიგნებს ისევ შენი ბუღალტერი აწარმოებს, PLYNTUM-ის ინვოისები კი მისთვის ერთ-ერთი წყაროა.
- ბარათით გადახდების მიღება. ამისთვის PLYNTUM-ს ნუ აირჩევ. ფული ბანკით ან გადახდების პროვაიდერით შემოდის, შენ კი გადახდას შესაბამის ინვოისზე აღრიცხავ.
- დამტკიცება და პერიოდული ინვოისები Launch პაკეტში. ორივე Core პაკეტიდან იწყება.
- კომერციული შეთავაზებები და გაყიდვების ეტაპები. ორივე დაგეგმილი გაყიდვების CRM-ის ნაწილია და დღეს ხელმისაწვდომი არ არის.
როდის ჯობს დროის აღრიცხვის სპეციალიზებული პროგრამა
- გინდა, რომ საათები ახლავე შენ ნაცვლად ჩაიწეროს. Timely-ის ფასების გვერდზე ავტომატური აღრიცხვა ყველა პაკეტშია, Clockify-ის გვერდზე კი ავტომატური ტრეკერი უფასო პაკეტიდანვე ჩანს (ორივე წაკითხულია 2026 წლის 22 სექტემბერს).
- მხოლოდ საათები და ინვოისები გჭირდება. Clockify Standard ან Harvest Teams 10 ადამიანზე ნაკლები ჯდება, როგორც ცხრილში ჩანს.
- უფასოდ დაწყება გინდა. Clockify 5 მომხმარებლამდე უფასოა, Toggl Track — 3-მდე (წაკითხულია 2026 წლის 22 სექტემბერს). PLYNTUM-ს უფასო პაკეტი არ აქვს.
- ბევრ ინტეგრაციაზე ხარ დამოკიდებული. Harvest დიდი ხანია ბაზარზეა და მრავალ სერვისთან ინტეგრირდება; PLYNTUM ამაში მას ვერ შეედრება.
ვარიანტებს დაწვრილებით დროის აღრიცხვის საუკეთესო პროგრამების მიმოხილვა ადარებს.
როდის ჯობს საბუღალტრო პროგრამა
თუ მარტო ან ერთ პარტნიორთან ერთად მუშაობ, ძირითადად ინვოისებს აგზავნი და მათ ბანკის ამონაწერს ადარებ, შეიძლება საბუღალტრო პროგრამის ინვოისებიც გეყოს. ყოველთვიური ფიქსირებული თანხის ინვოისისთვის დროის აღრიცხვის სისტემა საერთოდ არ გჭირდება, ერთჯერადი ინვოისისთვის კი ინვოისის შაბლონიც საკმარისია.
როგორ ააწყო დროის აღრიცხვა და ინვოისები ერთ კვირაში
- ღირებულება და განაკვეთები. თითოეულ ადამიანს სრული საათობრივი ღირებულება მიუთითე, საათის განაკვეთები კი კლიენტთან სამუშაოს დაწყებამდე შეათანხმე.
- ერთი კლიენტი, ერთი პროექტი. დაამატე კლიენტი, ვისთვისაც ახლა მუშაობ, და ერთი მიმდინარე პროექტი თავისი დავალებებით.
- საათები ყოველდღე. სთხოვე გუნდს, დრო ყოველ საღამოს ჩაწეროს და არა პარასკევს, მეხსიერებით. სად იკარგება ჩაუწერელი საათები, ცალკე სტატიაში ვწერთ.
- ხარჯები. ჩაწერე, რაში გადაიხადა პროექტმა, და გადაწყვიტე, რომელ ხარჯს გადაიტან ინვოისში.
- თვის ბოლო. დაამტკიცე საათები (Core), გაუგზავნე ინვოისი და გადახდა აღრიცხე, როცა შემოვა. მერე პროექტის ხარჯი ინვოისის თანხას შეადარე.