დავალიანების შეხსენების წერილი: უფასო ნიმუშები Word-ში

ფაილში, plyntum-davalianebis-shekhsenebis-tserili.docx, სამი წერილია, თითო გვერდზე, ერთსა და იმავე ვადაგადაცილებულ ინვოისზე:

• წერილი 1, მეგობრული შეხსენება: ინვოისის ნომერი, თანხა, მომსახურება და გადახდის ვადა, საბანკო რეკვიზიტები და მარტივი გამოსავალი, თუ თანხა უკვე გზაშია ან ინვოისში რამე შესასწორებელია.
• წერილი 2, მეორე შეხსენება: რამდენი დღით არის გადაცილებული ვადა და ღია ინვოისების ცხრილი (ინვოისი, თარიღი, გადახდის ვადა, თანხა, გადახდილი, დარჩენილი, ვადაგადაცილების დღეები). ასევე ახალი თარიღი და ის, რა უნდა ქნას კლიენტმა, თუ თანხის ნაწილს არ ეთანხმება. არასავალდებულო სტრიქონი ხელშეკრულების პირგასამტეხლოს პუნქტს იმეორებს, თუ ასეთი პუნქტი არსებობს.
• წერილი 3, საბოლოო გაფრთხილება: წინა წერილების თარიღები, გადახდის ბოლო თარიღი, ნაბიჯი, რომელსაც გადადგამთ, თუ თანხა არ მოვა, და შეთავაზება, რომ გადახდის გრაფიკზე შეთანხმდეთ.

თითოეულ წერილს აქვს გამგზავნის რეკვიზიტები, თარიღი, ადრესატი და თემა. ზედა ნაცრისფერი შენიშვნა და წერილებს შორის ნაცრისფერი სათაურები განმარტავს, როდის გაგზავნოთ თითოეული; გაგზავნამდე წაშალეთ. დოკუმენტი იხსნება Word-ში, Google Docs-სა და Pages-ში.

1. ვადის გასვლიდან ერთ-ორ დღეში: წერილი 1. ჩათვალეთ, რომ შეცდომაა და არა ცუდი განზრახვა. შეიძლება ინვოისი არასწორ ადამიანთან მოხვდა ან შესყიდვის ნომერს ელოდება; პირველი წერილი კლიენტს ამის თქმას უადვილებს.
2. დაახლოებით ორ კვირაში: წერილი 2. დაურთეთ ღია ინვოისების ცხრილი და მკაფიო თარიღი. წერილთან ერთად დარეკეთ კიდეც: ზარმა იმ ადამიანთან, ვინც გადახდას ამტკიცებს, შეიძლება ის მოაგვაროს, რაც წერილებმა ვერ მოაგვარა.
3. დაახლოებით ერთ თვეში: წერილი 3. დაასახელეთ ბოლო თარიღი, სულ მცირე ერთი კვირის შემდეგ, და ერთი კონკრეტული ნაბიჯი: მომსახურების შეჩერება ან ის, რასაც თქვენი ხელშეკრულება ითვალისწინებს. ნუ დაემუქრებით იმით, რასაც არ გააკეთებთ.

ეს ვადები გონივრული რიტმია და არა წესი; პირველ რიგში ხელშეკრულების გადახდის პირობები მოქმედებს. როგორც კი კლიენტი გადაიხდის ან წერილობით თარიღზე შეგითანხმდებათ, შეჩერდით, ყველა წერილის ასლი კი ინვოისთან ერთად შეინახეთ.

• ზუსტი ინვოისი. ნომერი, თარიღი, თანხა და ვალუტა ინვოისიდან გადმოიტანეთ და ინვოისი ყოველ ჯერზე დაურთეთ.
• ერთი თხოვნა და ერთი თარიღი. „გთხოვთ, 24 ოქტომბრამდე გადაიხადოთ ან გვაცნობოთ, როდის შეძლებთ“ პასუხს ითხოვს, „გთხოვთ, შეძლებისდაგვარად მალე დაფაროთ“ კი არა.
• სწორი ადრესატი. მისწერეთ იმას, ვინც გადახდას ამტკიცებს, პროექტზე თქვენი საკონტაქტო პირი კი ასლში ჩასვით.
• მშვიდი ტონი. წერილები საბოლოო გაფრთხილებაშიც თავაზიანია. სიმკაცრე თარიღებშია და არა ზედსართავებში.
• რეკვიზიტები წერილშივე. ბანკი, IBAN, მიმღები და დანიშნულება, რომ გადასახდელად ინვოისის ძებნა არავის დასჭირდეს.

პირგასამტეხლო, პროცენტი ან სხვა ჯარიმა მხოლოდ მაშინ ახსენეთ, თუ ხელშეკრულება ამას ითვალისწინებს, და პუნქტი მიუთითეთ; მე-2 წერილის არასავალდებულო სტრიქონი ამისთვისაა. სანამ საბოლოო გაფრთხილებაში სამართლებრივ ნაბიჯებს ახსენებთ ან დავალიანებას ამოღების კომპანიას თუ სასამართლოს გადასცემთ, იურისტს ჰკითხეთ, რა მოქმედებს თქვენს ხელშეკრულებაზე. ეს წერილები ნიმუშია და არა იურიდიული რჩევა.

შეხსენება ნაკლებად რომ დაგჭირდეთ, საქმე უფრო ადრე იწყება: გადახდის პირობებზე სამუშაოს დაწყებამდე შეთანხმდით, ინვოისი ჩაბარებისთანავე გაგზავნეთ და გამოიყენეთ ინვოისის ფორმა, სადაც გადახდის ვადა კონკრეტული თარიღია. ხელმოწერილი მიღება-ჩაბარების აქტი კი პასუხს „სამუშაო ჯერ არ მიგვიღია“ ადგილს აღარ უტოვებს.

მე-2 წერილისთვის ღია ინვოისების სია გჭირდებათ და ისიც, რამდენი დღით არის თითოეული გადაცილებული. PLYNTUM-ში ინვოისები, გადახდები და დავალიანება თითოეულ კლიენტზე ყველა პაკეტში ინახება, ამიტომ ეს სია ხედია, Core-იდან კი კლიენტის პორტალი თავად კლიენტსაც აჩვენებს მის ინვოისებსა და დავალიანებას. კლიენტებს შეხსენებებს PLYNTUM ავტომატურად არ უგზავნის: ამ წერილებს თქვენ წერთ და აგზავნით.

• ინვოისის ფორმა Excel-ში: უფასო ნიმუში დღგ-ით
• შედარების აქტი Excel-ში: უფასო ნიმუში ფორმულებით
• ფულადი ნაკადის 13-კვირიანი პროგნოზის ფორმა Excel-ში