ინვოისის პროგრამა სერვისული კომპანიებისთვის: ინვოისი, რომელიც სამუშაოს ემთხვევა

ინვოისის პროგრამით ბიზნესი კლიენტებს ნამუშევრის საფასურს სთხოვს: ქმნის ინვოისს სტრიქონებით, თარიღებითა და ჯამით, უგზავნის კლიენტს, აღრიცხავს გადახდას და ინახავს გადაუხდელი ინვოისების სიას. „ინვოისების პროგრამა“, „ბილინგის პროგრამა“ და „ინვოისის გამოწერის პროგრამა“, როგორც წესი, ერთსა და იმავე საქმეს გულისხმობს. სერვისულ კომპანიაში ყოველი სტრიქონი სამუშაოს უნდა ემთხვეოდეს: აღრიცხულ საათს, კლიენტისთვის ჩაბარებულ შედეგს ან წერილობით შეთანხმებულ დამატებით სამუშაოს. როცა ინვოისი და სამუშაო სხვადასხვა ადგილასაა, ციფრებს ვიღაც ერთიდან მეორეში ხელით გადაიტანს, ამ დროს კი ან აუნაზღაურებელი სამუშაო ჩნდება, ან სადავო სტრიქონი.

რას აკეთებს ინვოისის პროგრამა

• ინვოისის გამოწერა და გაგზავნა. კლიენტის რეკვიზიტები, სტრიქონები, გაცემის თარიღი, გადახდის ვადა და, საჭიროების შემთხვევაში, დღგ; ინვოისი იმას ეგზავნება, ვინც იხდის.
• პერიოდული ინვოისები. ყოველთვიური საფასურის ინვოისი ყოველთვე ერთნაირია, ამიტომ მას თავიდან აღარ წერთ.
• გადახდების აღრიცხვა. ნაწილობრივი გადახდაც, ამიტომ ნახევრად გადახდილ ინვოისზე ჩანს, რა რჩება გადასახდელი.
• მისაღები თანხები. რამდენი მართებს თითოეულ კლიენტს დღეს და რამდენი დღით აქვს გადაცილებული ვადა თითოეულ ინვოისს.
• ხარჯები. კლიენტისთვის გაწეული ხარჯები, რომ ინვოისში გადაიტანოთ ან, სულ მცირე, იცოდეთ მათ შესახებ.

ვისთვისაა

სააგენტოებისთვის, სტუდიებისთვის, საკონსულტაციო და სხვა მცირე სერვისული კომპანიებისთვის, რომლებიც კლიენტს საათებზე, შედეგებზე ან ყოველთვიურ საფასურზე უწერენ ინვოისს. თუ ძირითადად საათობრივად მუშაობთ, დროსა და ინვოისებს ერთად დროის აღრიცხვისა და ინვოისების პროგრამის გვერდი განიხილავს. ეს გვერდი თავად ინვოისზეა და იმაზე, რა ხდება მისი გაგზავნის შემდეგ.

PLYNTUM-ში ინვოისი იმ კლიენტსა და პროექტზე იწერება, რომელსაც ეკუთვნის, იმავე სამუშაო სივრცეში, სადაც ამ კლიენტის დავალებები, აღრიცხული საათები და ხარჯებია. Launch პაკეტში ყოველ ინვოისს თავისუფალი ფორმის სტრიქონებით ადგენთ, Core პაკეტიდან კი მონახაზს დამტკიცებული დროიდანაც შეადგენთ. ორივე შემთხვევაში თითოეული სტრიქონის უკან მდგომი დავალებები და საათები იმავე პროექტზე ჩანს, ამიტომ სტრიქონს, რომელიც სამუშაოს არ ემთხვევა, კლიენტზე ადრე შენიშნავთ.

ყველა პაკეტში

• ინვოისები. ინვოისს კლიენტზე გამოწერთ და ელფოსტით უგზავნით ან ბმულით უზიარებთ.
• გადახდები. თანხა ბანკით ან გადახდების პროვაიდერით შემოდის, თქვენ კი მას შესაბამის ინვოისზე აღრიცხავთ, ნაწილობრივ გადახდასაც.
• მისაღები თანხები. კლიენტის მიხედვით ჩანს, რომელი ინვოისია გადაუხდელი და რამდენი ხანია; მისაღები თანხების ხანდაზმულობა ხელმძღვანელობის დაფაზეც ჩანს.
• ხარჯები. გადახდებს, შესყიდვებსა და პირდაპირ ხარჯებს კლიენტზე ან პროექტზე აღრიცხავთ.
• ყოველთვიური საფასური. კლიენტზე მითითებული აბონენტური საფასური ყოველ თვეზე მოსალოდნელ გადახდას ქმნის, ამიტომ მისაღებ თანხებში ჩანს, რა უნდა შემოვიდეს, ინვოისის დაწერამდეც.
• იმპორტი და ექსპორტი. კლიენტებს, თანამშრომლებსა და ხარჯებს CSV ფაილიდან შემოიტანთ, ინვოისებსა და ხარჯებს კი ბუღალტრისთვის CSV ფაილად ჩამოტვირთავთ.

Core პაკეტიდან

• პერიოდული ინვოისები. შაბლონს ერთხელ აწყობთ: სტრიქონები, დღგ, ვალუტა, თვის დღე 1-დან 28-მდე და რამდენი დღით ადრე შეიქმნას ინვოისი. PLYNTUM ინვოისის ჩანაწერს გრაფიკით ქმნის და აპლიკაციაში შეგატყობინებთ, კლიენტს კი მას თქვენ უგზავნით. ვრცლად: აბონენტური მომსახურების მართვა.
• ინვოისის მონახაზი დამტკიცებული დროიდან. ირჩევთ კლიენტს, სურვილისამებრ ერთ პროექტს, და პერიოდს: დამტკიცებული კვირების ანაზღაურებადი საათები PLYNTUM-ში მითითებული ანაზღაურებადი განაკვეთებით ფასდება, თითო სტრიქონი თითო პროექტსა და განაკვეთზე. მონახაზი ინვოისის რედაქტორში იხსნება, ყველა სტრიქონის შეცვლა შეგიძლიათ, ინვოისი კი მხოლოდ მაშინ გამოიწერება, როცა თავად გამოწერთ. საათები, რომლებიც უკვე მონახაზში ან ინვოისშია, ორჯერ არ ჩაითვლება.
• კლიენტის პორტალი. თითოეულ კლიენტს პირადი ბმული აქვს, მხოლოდ სანახავად. იქ ჩანს მისი ინვოისები, გადახდები და დავალიანება, მათ შორის ვადაგადაცილებული, თქვენი შიდა ჩანაწერები, დრო და ხარჯები კი არა. ვრცლად: კლიენტის პორტალი.
• პროექტის მომგებიანობა. აღრიცხული საათები თითოეული ადამიანის სრული საათობრივი ღირებულებით და პირდაპირი ხარჯები პროექტის ღირებულებას მაშინ ედარება, როცა სამუშაო ჯერ კიდევ მიმდინარეობს. ხარჯში ყველა აღრიცხული საათი ითვლება, თითოეული ადამიანის კვირას კი მენეჯერი ამტკიცებს და დამტკიცებული კვირა იკეტება.
• ფულადი ნაკადების მიმოხილვა. მომდევნო 13 კვირის მოსალოდნელი შემოსავლები და დაგეგმილი გადახდები.

ლარი, დოლარი და დღგ

სამუშაო სივრცის აწყობისას კომპანიის ვალუტას ირჩევთ: თუ კლიენტებს ლარში უწერთ ინვოისს, სივრცეც ლარში ააწყვეთ. ფინანსურ ჩანაწერებში თანხები სხვადასხვა ვალუტაში შეიძლება შეინახოთ, ამიტომ უცხოელი კლიენტის დოლარის ინვოისიც იმავე სივრცეში აღირიცხება. PLYNTUM-ის ინვოისი კომერციული ინვოისია, ანუ გადახდის მოთხოვნა, და არა საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურა. თუ დღგ-ის გადამხდელი ხართ, ანგარიშ-ფაქტურას rs.ge-ზე ბუღალტერი გამოწერს, პირდაპირ ან საბუღალტრო პროგრამიდან; PLYNTUM-ს rs.ge-სთან ინტეგრაცია არ აქვს. რას აკეთებს ფინანსების მოდული და რას უტოვებს ბუღალტერიას, ფინანსების გვერდზე წერია.

სამივე ინვოისს ქმნის, განსხვავება კი იმაშია, რას უკავშირებს მას. Excel-ის შაბლონი არაფერს: ვის რა მართებს, თქვენ თავად უნდა გახსოვდეთ. საბუღალტრო პროგრამა ინვოისს ბუღალტრულ აღრიცხვას, ბანკსა და საგადასახადო დეკლარაციას უკავშირებს. სერვისული სამუშაოსთვის შექმნილი ინვოისის პროგრამა მას კლიენტსა და სამუშაოს უკავშირებს, აღრიცხვას კი ბუღალტერიას უტოვებს. ორი მათგანი შეიძლება ერთად გამოიყენოთ. მთავარი კითხვა ისაა, რომელში ინახება ის ინვოისი, რომელსაც კლიენტს უგზავნით.

თვეში რამდენიმე ინვოისისთვის უფასო ინვოისის ფორმა Excel-ში სავსებით საკმარისია. პრობლემები მაშინ იწყება, როცა ნომრები სხვადასხვა ფაილშია მიმოფანტული, საათები ხელით გადადის და გადაუხდელი ინვოისების სია მხოლოდ ვიღაცის მეხსიერებაშია.

ციფრები მხოლოდ მაგალითია და არა ორიენტირი, თანხები კი დღგ-ის გარეშეა. სტუდია ერთ კლიენტს აბონენტური მომსახურებისთვის თვეში 2 400 ლარს უწერს. ოქტომბერში კლიენტი აბონენტური მომსახურების მიღმა ლენდინგსაც ითხოვს. სტუდია ფასზე წერილობით თანხმდება, 16 საათი საათში 75 ლარად, და ლენდინგს კლიენტის პროექტს ცალკე დავალებად უმატებს, 16-საათიანი შეფასებით. ამ თვის ორივე ინვოისი და გადახდა ერთ კლიენტზეა, ამიტომ თვის ბოლოს ერთ ხედში ჩანს, რა რჩება მისაღები.

ინვოისები

• ინვოისი 2026-031, გაცემულია 1 ოქტომბერს: ოქტომბრის აბონენტური საფასური, 2 400 ლარი, გადახდის ვადა 15 ოქტომბერი. Core-ზე ამ ინვოისს პერიოდული ინვოისი ქმნის, Launch-ზე კი თავად წერთ.
• ინვოისი 2026-036, გაცემულია 24 ოქტომბერს: ლენდინგი, 16 საათი × 75 ლარი = 1 200 ლარი, და ფოტობანკის ლიცენზია, რომელიც ინვოისში იმავე ფასით გადადის, 90 ლარი. სულ 1 290 ლარი, გადახდის ვადა 7 ნოემბერი.

მეორე ინვოისის გაგზავნამდე სტუდია მას დავალებას ადარებს: გუნდმა ლენდინგზე 18 საათი აღრიცხა, შეთანხმებულზე 2 საათით მეტი. შეთანხმებაში 16 საათი წერია, ამიტომ ინვოისშიც 16 საათია. დამატებითი 2 საათი, შეთანხმებული ტარიფით 150 ლარი, ინვოისში არ შედის, მაგრამ პროექტის ხარჯში რჩება. სტუდიას 18 საათი რომ ჩაეწერა, ინვოისში ისეთი სტრიქონი გაჩნდებოდა, რაზეც კლიენტი არ შეთანხმებულა.

ნაწილობრივი გადახდა

14 ოქტომბერს კლიენტი 2026-031 ინვოისზე 1 800 ლარს იხდის. გადახდა სწორედ ამ ინვოისზე აღირიცხება, ამიტომ ინვოისი ნაწილობრივ გადახდილად ჩანს და არა გადახდილად.

რა რჩება მისაღები 31 ოქტომბრისთვის

გამოთვლა ასეთია: 2 400 − 1 800 = 600 ლარი პირველ ინვოისზე რჩება; 600 + 1 290 = 1 890 ლარი სულ მართებს კლიენტს, აქედან 600 ლარის ვადა უკვე გავიდა და პირველ რიგში სწორედ ის უნდა მოითხოვოთ. Core-იდან კლიენტი იმავე ორ ინვოისსა და იმავე 1 890 ლარს პორტალშიც ხედავს, ამიტომ თქვენი შეხსენება და ის, რასაც კლიენტი ხედავს, ერთმანეთს ემთხვევა. თუ დღგ-ის გადამხდელი ხართ, საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურა ცალკე, rs.ge-ზე გამოიწერება.

PLYNTUM-ის ფასი სამუშაო სივრცეზე ითვლება და წევრები ფასში შედის, ამიტომ თითო მომხმარებელზე ცალკე არ იხდით. 10-კაციან გუნდს Core სჭირდება, რადგან Launch 5 წევრამდეა. Core თვეში 150 დოლარი ღირს, წლიური გადახდით კი თვეში 120 დოლარი, ანუ წელიწადში 1 440 დოლარი, რაც 10 ადამიანზე თითოეულისთვის თვეში 12 დოლარია. Core-ში შედის ყველაფერი, რაც Launch-შია, დამატებით კი პერიოდული ინვოისები, ინვოისის მონახაზი დამტკიცებული დროიდან, კლიენტის პორტალი, პროექტის მომგებიანობა, ტაბელების დამტკიცება და ფულადი ნაკადების 13-კვირიანი მიმოხილვა, 25-მდე აქტიური კლიენტითა და 50 პროექტით.

• Launch: თვეში 55 დოლარი, წლიური გადახდით 44 დოლარი; 5 წევრამდე, 10 აქტიური კლიენტი და 20 პროექტი. ინვოისები, გადახდები, ხარჯები და მისაღები თანხები, პერიოდული ინვოისებისა და კლიენტის პორტალის გარეშე.
• Scale: თვეში 450 დოლარი, წლიური გადახდით 360 დოლარი; 25 წევრამდე, კლიენტებისა და პროექტების ლიმიტის გარეშე.

წლიური გადახდა 20%-ით იაფია. რეგისტრაციისას Launch-ის 7-დღიანი საცდელი პერიოდი იწყება, ბარათის გარეშე; უფასო პაკეტი არ არის. თუ ფინანსებს მხოლოდ ორი-სამი ადამიანი მართავს და სამუშაო სივრცე დანარჩენებს არ სჭირდებათ, მხოლოდ ინვოისებისთვის Launch-იც საკმარისი იქნება. პაკეტების დეტალები ფასების გვერდზეა, მცირე ბიზნესის გვერდზე კი დათვლილია, რამდენს იხდის 7-კაციანი სტუდია.

PLYNTUM-ის ინვოისების ფუნქცია კლიენტისა და სამუშაოს ირგვლივაა აწყობილი და არა ბარათით გადახდის ან ბუღალტერიის ირგვლივ. ის ინვოისს თქვენ მაგივრად არც გამოწერს და არც აგზავნის, ფულს არ აგროვებს და rs.ge-ზე არაფერს აგზავნის. თუ სწორედ ეს გჭირდებათ, სპეციალიზებული ინვოისის პროგრამა ან თქვენი საბუღალტრო პროგრამა უკეთ მოგერგებათ, ზოგჯერ კი შაბლონიც საკმარისია. PLYNTUM-ში ინვოისს თქვენ გამოწერთ, გადახდას თქვენ აღრიცხავთ, ანგარიშ-ფაქტურას კი ბუღალტერი გამოწერს.

რას არ აკეთებს PLYNTUM

• ინვოისი დაუმტკიცებელი დროიდან. Core პაკეტიდან PLYNTUM ინვოისის მონახაზს მხოლოდ დამტკიცებული ანაზღაურებადი დროიდან ადგენს: დაუმტკიცებელი და არაანაზღაურებადი დრო არ შედის, განაკვეთის გარეშე დრო ცალკე ჩანს და მონახაზში არ შედის, პროექტის ნაცვლად აბონენტზე აღრიცხული დრო კი საათობრივად არ ფასდება. Launch პაკეტში ინვოისს თავისუფალი ფორმის სტრიქონებით წერთ.
• გადახდების მიღება. ბარათით გადახდას PLYNTUM არ იღებს. თანხა ბანკით ან გადახდების პროვაიდერით შემოდის, თქვენ კი მას ინვოისზე აღრიცხავთ.
• ბუღალტერია და rs.ge. არ არის ბუღალტრული გატარებები, საბანკო ამონაწერების ავტომატური შემოტანა, საგადასახადო დეკლარირება და ხელფასის დარიცხვა. PLYNTUM rs.ge-ზე არც საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურას გამოწერს, არც ელექტრონულ ზედნადებს და იქ არაფერს აგზავნის.
• ავტომატური გაგზავნა. პერიოდული ინვოისი გრაფიკით იქმნება, მაგრამ ელფოსტით თავისით არ იგზავნება; დამტკიცებული დროიდან შედგენილი მონახაზიც არც გამოიწერება და არც გაიგზავნება, სანამ თავად არ გამოწერთ; დავალიანების შეხსენებასაც კლიენტს თავად უგზავნით.
• ინტეგრაციები და აპლიკაციები. QuickBooks-ის, Xero-სა და სხვა სისტემებთან ინტეგრაცია დაგეგმილია, მაგრამ ჯერ არ არის; მობილური აპლიკაციაც არ არის.

როდის სჯობს სპეციალიზებული ინვოისის პროგრამა

• საათობრივად მუშაობთ და გინდათ, რომ აღრიცხული დრო ინვოისის სტრიქონებად კვირის დამტკიცების გარეშე იქცეს. ამას დროის აღრიცხვის ზოგი პროგრამა აკეთებს; რამდენიმე მათგანი Harvest-ის ალტერნატივების გვერდზეა შედარებული.
• გინდათ, რომ კლიენტმა ინვოისი პირდაპირ ბარათით გადაიხადოს.

როდის გეყოფათ საბუღალტრო პროგრამა ან შაბლონი

თუ მარტო ან ერთ პარტნიორთან ერთად მუშაობთ, თვეში რამდენიმე ინვოისს აგზავნით და მათ ბანკის ამონაწერს ადარებთ, საბუღალტრო პროგრამაში ინვოისის გამოწერა, დიდი ალბათობით, საკმარისია, თან ის უკვე ბუღალტერიის გვერდითაა. დღგ-ის გადამხდელი ანგარიშ-ფაქტურას rs.ge-ზე ისედაც გამოწერს. ფიქსირებულ ყოველთვიურ საფასურს, დამატებითი სამუშაოს გარეშე, საათებთან კავშირი არ სჭირდება, იშვიათ ინვოისს კი მხოლოდ შაბლონი სჭირდება. PLYNTUM მაშინ ამართლებს, როცა სამუშაოს რამდენიმე ადამიანი ასრულებს და ყოველი ინვოისი იმას უნდა ემთხვეოდეს, რაც მათ გააკეთეს.

ყველა კლიენტის ერთბაშად გადმოტანა საჭირო არ არის. დაიწყეთ იმ კლიენტებით, რომლებსაც ამ თვეში უწერთ ინვოისს, და ჯერ კიდევ ღია ინვოისებით, რომ მისაღები თანხები პირველივე დღიდან სრული იყოს. პირველი ოთხი დღის ნაბიჯები ნებისმიერ პაკეტზე მუშაობს, მათ შორის Launch-ის 7-დღიან საცდელ პერიოდზე, რომელსაც ბარათი არ სჭირდება. მეხუთე დღისთვის Core გჭირდებათ, რადგან პერიოდული ინვოისები და კლიენტის პორტალი იქიდან იწყება.

1. პირველი დღე: სამუშაო სივრცე და ვალუტა. მიუთითეთ კომპანიის სახელი, დროის სარტყელი და ვალუტა და დაამატეთ კლიენტები, რომლებსაც ახლა უწერთ ინვოისს; თუ სია გაქვთ, CSV ფაილით შემოიტანეთ.
2. მეორე დღე: ღია ინვოისები. გადაუხდელი ინვოისები ხელით შეიტანეთ, გადახდის ვადითა და უკვე გადახდილი ნაწილით, რომ მისაღებ თანხებში ჩანდეს, რეალურად რამდენი მართებს თითოეულ კლიენტს.
3. მესამე დღე: პროექტები და საფასური. გახსენით პროექტები, რომლებზეც ინვოისს გამოწერთ, და აბონენტურ კლიენტებს ყოველთვიური საფასური მიუთითეთ.
4. მეოთხე დღე: ხარჯები. ამ თვის პირდაპირი ხარჯები შესაბამის კლიენტზე ან პროექტზე აღრიცხეთ და გადაწყვიტეთ, რომელს გადაიტანთ ინვოისში.
5. მეხუთე დღე: პერიოდული ინვოისები და პორტალი (Core). თითოეულ აბონენტურ კლიენტზე პერიოდული ინვოისი ააწყვეთ და კლიენტებს პორტალის ბმული გაუგზავნეთ.
6. თვის ბოლო. ყოველი ინვოისის გაგზავნამდე მისი სტრიქონები პროექტის დავალებებსა და საათებს შეადარეთ. გადახდები შემოსვლისთანავე აღრიცხეთ და პირველ რიგში ყველაზე ძველი ვადაგადაცილებული ინვოისი მოითხოვეთ.

• ბილინგის პროგრამა მარკეტინგული, SEO და კრეატიული სააგენტოებისთვის
• დებიტორული დავალიანება
• დროის აღრიცხვისა და ინვოისების პროგრამა სერვისული კომპანიებისთვის
• ნახეთ, რა მოაქვს თითოეულ პროექტს.
• ინვოისის ფორმა Excel-ში: უფასო ნიმუში დღგ-ით
• კლიენტის პორტალი სერვისული კომპანიებისთვის