მივლინების ანგარიშის ფორმა Excel-ში: უფასო ნიმუში ხარჯებით

ფაილს, plyntum-mivlinebis-angarishi.xlsx, ორი ფურცელი აქვს. „მივლინების ანგარიში“ ის ფურცელია, რომელსაც თანამშრომელი ავსებს:

• ზედა ბლოკი: თანამშრომელი, თანამდებობა, განყოფილება, ადგილი, მივლინების მიზანი და საფუძველი (ბრძანება ან თანხმობა); პირველი და ბოლო დღე (დღეების რაოდენობა ავტომატურად ითვლება), ანგარიშის ვალუტა, მიღებული ავანსი და ანგარიშის თარიღი.
• ხარჯები: ოცი სტრიქონი: თარიღი, კატეგორია, აღწერა, ქვითრის ან ინვოისის ნომერი, თანხა, ვალუტა, კურსი, თანხა ანგარიშის ვალუტაში და ვინ გადაიხადა: თანამშრომელმა თუ კომპანიის ბარათით. კატეგორია და „ვინ გადაიხადა“ ჩამოსაშლელი სიიდან აირჩევა.
• ჯამები: ხარჯები კატეგორიების მიხედვით, სულ ხარჯი, კომპანიის ბარათით გადახდილი ნაწილი და ის ნაწილი, რომელიც თანამშრომელმა გადაიხადა.
• ნაშთი: რაც თანამშრომელმა გადაიხადა, გამოკლებული ავანსი. ქვემოთ სტრიქონი წერს, ვინ ვის უნდა გადაუხადოს, შემოწმება კი წითლდება, თუ რომელიმე სტრიქონში „ვინ გადაიხადა“ ცარიელია.
• შედეგი და ხელმოწერები: ორი-სამი წინადადება იმაზე, რა მოგვცა მივლინებამ; შემდეგ ხელს აწერენ თანამშრომელი, ხელმძღვანელი, რომელმაც მივლინება დაამტკიცა, და ბუღალტერი.

მეორე ფურცელი, „შევსების წესი“, ქვემოთ აღწერილ ნაბიჯებს იმეორებს. მხოლოდ ფორმულები, მაკროსების გარეშე; ფაილი იხსნება Excel-ში, Google Sheets-სა და Apple Numbers-ში.

1. მივლინებამდე: ზედა ბლოკი შეავსეთ, ავანსიც, თუ მიიღეთ.
2. მივლინების დროს: ყველა ქვითარი, ბილეთი და ინვოისი შეინახეთ ან იმავე დღეს გადაუღეთ ფოტო.
3. მივლინების შემდეგ: თითო ხარჯი, თითო სტრიქონი, დოკუმენტის ნომრით. სადღეღამისო მთელ მივლინებაზე ერთი სტრიქონია.
4. სხვა ვალუტა: ჩაწერეთ თანხა, ვალუტა და კურსი ანგარიშის ვალუტასთან. გამოიყენეთ ის კურსი, რომელსაც თქვენი ბუღალტერი იყენებს, და მასზე გამგზავრებამდე შეთანხმდით; ანგარიშის ვალუტისთვის კურსი 1-ია.
5. ნაშთი გადაამოწმეთ: დადებითი ნაშთი კომპანიამ თანამშრომელს უნდა აუნაზღაუროს, უარყოფითი კი თანამშრომელმა კომპანიას უნდა დაუბრუნოს.
6. შედეგი და ხელმოწერები: დაწერეთ, რაზე შეთანხმდით და რა მოხდება შემდეგ, ხელი მოაწერეთ და ანგარიში ხელმძღვანელსა და ბუღალტერს გადაეცით.

ქართულ ფაილში მაგალითის სტრიქონებია: 920 ლარის ბილეთი კომპანიის ბარათით, სასტუმრო 180 ევროდ, რომელიც თანამშრომელმა გადაიხადა (მაგალითში კურსი 3,0-ია), და 300 ლარი სადღეღამისო. სულ ხარჯი 1 760 ლარია, აქედან თანამშრომელმა 840 ლარი გადაიხადა; 200 ლარის ავანსის შემდეგ კომპანიამ თანამშრომელს 640 ლარი უნდა აუნაზღაუროს.

მივლინების წესს კომპანია თვითონ ადგენს: იხდის თუ არა სადღეღამისოს თუ კვებას ქვითრებით ანაზღაურებს, რა განაკვეთითა და ლიმიტით და რა დოკუმენტებს იღებს. წესი ერთხელ ჩაწერეთ და ანგარიშის ფორმას დაურთეთ, რომ ყოველი მივლინება ერთნაირად დაიხუროს. თუ სადღეღამისო კვებასაც ფარავს, კვება ცალკე არ ჩაწეროთ.

როგორ იბეგრება სადღეღამისო ან ანაზღაურება და რა დოკუმენტები სჭირდება ბუღალტერს ხარჯის აღსარიცხად, თქვენს კომპანიაზე მოქმედ საგადასახადო წესებზეა დამოკიდებული. ეს ფორმა ამ კითხვებს არ პასუხობს: განაკვეთების დადგენამდე ბუღალტერს ჰკითხეთ. ზედა ბლოკში ცალკე სტრიქონია მივლინების ბრძანებისთვის ან წერილობითი თანხმობისთვის, თუ თქვენი კომპანია მას გასცემს.

ბოლო ბლოკი შედეგზე ორ-სამ წინადადებას ითხოვს: ვის შეხვდით, რაზე შეთანხმდით, რა მოხდება შემდეგ. მოკლეა განზრახ. ანგარიში, რომელიც მხოლოდ ხარჯებს ჩამოთვლის, ხელმძღვანელს ეუბნება, რა დაჯდა მივლინება, მაგრამ არა იმას, ღირდა თუ არა. შემდეგი მივლინების დამტკიცებაც უფრო ადვილია, როცა წინას შედეგი ჩაწერილი აქვს.

მივლინებამდე თანამშრომელს PLYNTUM-ში მენეჯერისთვის ზოგადი დამტკიცების მოთხოვნის გაგზავნა შეუძლია, გადაწყვეტილება კი მოთხოვნასთან ერთად ინახება. მივლინების შემდეგ გადახდები, შესყიდვები და პირდაპირი ხარჯები იმ კლიენტზე ან პროექტზე აღირიცხება, რომელსაც ეკუთვნის, თუ საჭიროა, რამდენიმე ვალუტაში. ასე კლიენტის პროექტისთვის გაწეული მივლინება ამ პროექტის პირდაპირ ხარჯად ჩანს, მასზე აღრიცხული საათების გვერდით. ხარჯის ანაზღაურების ცალკე მოთხოვნის ტიპი PLYNTUM-ში არ არის, ამიტომ თანამშრომელი კომპანიასთან ანგარიშს ისევ ამ ფაილით ასწორებს. როგორ მუშაობს მოთხოვნები და დამტკიცებები.

• შვებულების განცხადების ფორმა: უფასო Word ნიმუში
• პროექტის ბიუჯეტის ფორმა Excel-ში სააგენტოებისა და სერვისული კომპანიებისთვის
• ყველა მოთხოვნას ჰყავდეს პასუხისმგებელი.