ინვოისის ფორმა Excel-ში: უფასო ნიმუში დღგ-ით

ფაილს, plyntum-invoisis-forma.xlsx, ორი ფურცელი აქვს. „ინვოისი“ ის ფურცელია, რომელსაც ავსებ და კლიენტს უგზავნი:

• გამყიდველი: დასახელება, საიდენტიფიკაციო ნომერი, მისამართი, IBAN და ბანკი.
• მყიდველი: დასახელება, საიდენტიფიკაციო ნომერი და მისამართი.
• რეკვიზიტები: ინვოისის ნომერი, გაცემის თარიღი და გადახდის ვადა.
• სტრიქონები: აღწერა, ერთეული, რაოდენობა, ფასი დღგ-ის გარეშე, დღგ-ის განაკვეთი (0% ან 18%), დღგ-ის თანხა და ჯამი.
• ჯამები: დღგ-ის გარეშე, დღგ სულ და სულ გადასახდელი.
• ბოლოში: ვალუტა (ნაგულისხმევად ლარი), შენიშვნა ან გადახდის პირობები და ხელმომწერი.

მეორე ფურცელი, „შევსების წესი“, ქვემოთ აღწერილ ნაბიჯებს იმეორებს, რომ ფაილი სხვისთვისაც გასაგები იყოს. ფაილში მხოლოდ ფორმულებია, მაკროსები არ არის.

1. ჯერ ასლი შეინახე. ცარიელი ფორმა ხელუხლებლად დატოვე და ყოველ ინვოისზე ცალკე ფაილი შექმენი, ინვოისის ნომრით.
2. შენი რეკვიზიტები ერთხელ შეავსე. დასახელება, საიდენტიფიკაციო ნომერი, მისამართი, IBAN და ბანკი. შემდეგ მხოლოდ მყიდველი და სტრიქონები შეიცვლება.
3. მყიდველის მონაცემები ზუსტად გადაიტანე. დასახელება და საიდენტიფიკაციო ნომერი ისე ჩაწერე, როგორც კლიენტმა მოგაწოდა.
4. მიანიჭე მომდევნო ნომერი. ნომრები რიგზე მიდის, გამოტოვებისა და გამეორების გარეშე: 2026-013-ის შემდეგ 2026-014 მოდის.
5. ჩაწერე თარიღები. გაცემის თარიღი ის დღეა, როცა ინვოისს აგზავნი. გადახდის ვადა კონკრეტული თარიღია და არა „რაც შეიძლება მალე“.
6. თითო სამუშაო — თითო სტრიქონი. შეიყვანე ერთეული, რაოდენობა, ფასი დღგ-ის გარეშე და დღგ-ის განაკვეთი. დღგ-ის თანხა და ჯამი თავისით დაითვლება.
7. გადაამოწმე ჯამები და ვალუტა. თუ კლიენტი ლარის ნაცვლად სხვა ვალუტით იხდის, ვალუტა შეცვალე.
8. ხელი მოაწერე და PDF-ად გაგზავნე. PDF გზაში არ შეიცვლება, ცხრილს კი შეიძლება ვინმემ შემთხვევით შეეხოს.

მაგალითი: თუ 12 საათის მუშაობას საათში 80 ლარად ითხოვ და სტრიქონზე 18% დღგ-ს ირჩევ, ფასი დღგ-ის გარეშე 960 ლარია, დღგ — 172,80 ლარი, სულ გადასახდელი კი 1 132,80 ლარი.

ეს ფორმა კომერციული ინვოისია: დოკუმენტი, რომლითაც კლიენტს გადახდას სთხოვ. ის საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურა არ არის და მას ვერ ჩაანაცვლებს.

თუ შენი კომპანია დღგ-ის გადამხდელია, საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურა ცალკე გამოიწერება: ფინანსთა მინისტრის №996 ბრძანებით დადგენილი წესით, შემოსავლების სამსახურის ელექტრონულ სისტემაში (rs.ge). როდის და როგორ გამოწერო, ბუღალტერს ჰკითხე.

ფორმაში დღგ-ის სვეტები იმისთვისაა, რომ კლიენტმა დაინახოს, საიდან მოდის სულ გადასახდელი თანხა. საქართველოში დღგ-ის სტანდარტული განაკვეთი 18%-ია. ფორმაში განაკვეთს თითო სტრიქონზე ირჩევ, 18%-სა და 0%-ს შორის; რომელი გერგება, ესეც ბუღალტერთან გადაამოწმე.

ეს გვერდი საგადასახადო ან იურიდიული რჩევა არ არის.

სტრიქონები, რომლებიც კონკრეტულ სამუშაოს ეხება

„დიზაინის მომსახურება, მარტი“ კითხვებს იწვევს. „მთავარი გვერდის რედიზაინი, 12 საათი, დამტკიცდა 28 მარტს“ — არა. თითო სტრიქონი იმას უნდა ეხებოდეს, რაზეც კლიენტი დაგეთანხმა: შედეგს, ეტაპს ან საათების პაკეტს. საათობრივ სამუშაოზე საათები ისეთი ჩანაწერიდან მოიტანე, რომლის შემოწმებაც კლიენტს შეუძლია.

გადახდის პირობები და ვადა

ჩაწერე პირობა, მაგალითად „გადახდა ინვოისის გაცემიდან 14 დღეში“, და ის თარიღიც, რომელიც ამ პირობიდან გამოდის. ვინც იხდის, ინვოისზე დაწერილ თარიღს უფრო ადვილად ხედავს, ვიდრე ხელშეკრულების პუნქტს.

საბანკო რეკვიზიტები და დანიშნულება

IBAN და ბანკი ყოველთვის ჩაწერე. სთხოვე კლიენტს, გადარიცხვის დანიშნულებაში ინვოისის ნომერი მიუთითოს: ასე ყოველ გადახდას შესაბამის ინვოისს მარტივად დაუკავშირებ.

ნუმერაცია

ერთი რიგი, გამოტოვებისა და გამეორების გარეშე. თუ ინვოისში შეცდომაა, ძველ ფაილს ნუ გადააწერ: შესწორებული ინვოისი ახალი ნომრით გამოწერე და შენიშვნაში ძველი ნომერი მიუთითე.

• ინვოისი სამუშაოს ჩაბარებისთანავე გაგზავნე და თვის ბოლოს ნუ დაელოდები. ყოველი დღე ჩაბარებასა და ინვოისს შორის შენს ლოდინს ემატება.
• პირობებზე მუშაობის დაწყებამდე შეთანხმდი. ავანსი, ეტაპები და გადახდის ვადა ხელშეკრულებაში უნდა ეწეროს, რომ ინვოისმა კლიენტი არ გააკვირვოს.
• დამატებითი სამუშაო ცალკე გამოწერე. ერთმა მოულოდნელმა სტრიქონმა შეიძლება მთელი ინვოისი შეაჩეროს. ჯერ ცვლილებაზე წერილობით შეთანხმდი, მერე ცალკე ინვოისი გაგზავნე. დეტალები — სტატიაში მოცულობის ზრდის (scope creep) ანაზღაურებაზე.
• ინვოისი იმას გაუგზავნე, ვინც იხდის. გაარკვიე, ვინ ამტკიცებს ინვოისს და სჭირდება თუ არა მას ხელშეკრულების ან შესყიდვის ნომერი.
• ვადის გასვლის მეორე დღეს შეახსენე. მოკლე, თავაზიანი წერილი ადვილი დასაწერიცაა და საპასუხოც. გადაუხდელი და ვადაგადაცილებული ინვოისების სიას კვირაში ერთხელ გადახედე.
• ფასი ისე დაადგინე, რომ ერთი დაგვიანებული ინვოისი ფულის პრობლემად არ გექცეს. საათის ღირებულების კალკულატორი გაჩვენებს, რა გიჯდება საათი, 13-კვირიანი ფულადი ნაკადის ხედი კი — როდიდან იწყებს გადაუხდელი ინვოისები პრობლემას.

Excel-ის ინვოისი საკმარისია, როცა თვეში რამდენიმეს აგზავნი და გახსოვს, ვის რამდენი აქვს გადასახდელი. პრობლემები მაშინ იწყება, როცა ნომრები რამდენიმე ფაილშია მიმოფანტული, საათებს ცხრილიდან ცხრილში ხელით აკოპირებ და გადაუხდელი ინვოისების სია მხოლოდ შენს მეხსიერებაშია.

PLYNTUM-ში ინვოისები და მისაღები თანხები იმავე სამუშაო სივრცეშია, სადაც პროექტები, კლიენტები და დრო:

• ძირითადი ინვოისები და მისაღები თანხები ყველა პაკეტშია.
• განმეორებადი ინვოისები, მაგალითად აბონენტური მომსახურებისთვის, Core-იდან იწყება.
• საათები დავალებაზე ყველა პაკეტში იწერება. Core-იდან მენეჯერი საათებს ამტკიცებს, ინვოისი კი იმავე კლიენტსა და პროექტზეა, სადაც დამტკიცებული საათები, ამიტომ ინვოისს გადამოწმებული ჩანაწერიდან წერ და არა ცხრილიდან.
• ინვოისს კლიენტს ბმულით გაუზიარებ.

როგორ იქცევა საათები ინვოისად, დროის აღრიცხვისა და ინვოისების პროგრამის გვერდზე ნახავ, პაკეტებს კი — ფასების გვერდზე. თუ დასაქმებულების ნამუშევარ დროს კანონის მოთხოვნით აღრიცხავ, ოფიციალური სამუშაო დროის აღრიცხვის ფორმაც გვაქვს.

რას არ აკეთებს PLYNTUM

PLYNTUM საბუღალტრო პროგრამა არ არის: მასში არ არის ბუღალტრული გატარებები, საბანკო ამონაწერების ავტომატური შემოტანა, საგადასახადო დეკლარირება და ხელფასის დარიცხვა. საგადასახადო ანგარიშ-ფაქტურას rs.ge-ზე PLYNTUM არ გამოწერს. ანგარიშ-ფაქტურებისა და ბუღალტრული აღრიცხვისთვის საბუღალტრო პროგრამა ან ბუღალტერი მაინც დაგჭირდება. თუ თვეში ორ-სამ ინვოისს აგზავნი, ეს ფორმა, დიდი ალბათობით, სავსებით საკმარისია.