შედარების აქტი Excel-ში: უფასო ნიმუში ფორმულებით

ფაილს, plyntum-shedarebis-aqti.xlsx, ორი ფურცელი აქვს. „შედარების აქტი“ თავად აქტია:

• ზედა ბლოკი: ორივე კომპანია საიდენტიფიკაციო კოდით, პერიოდის დასაწყისი და დასასრული, ვალუტა.
• ორი მხარის მონაცემები გვერდიგვერდ: მარცხნივ თქვენი კომპანიის ჩანაწერებია, მარჯვნივ კონტრაგენტის. თითოეულ მხარეს აქვს თარიღი, დოკუმენტი, დებეტი და კრედიტი, საწყისი ნაშთი, ბრუნვა პერიოდში და საბოლოო ნაშთი.
• შემოწმება: სხვაობა ორი მხარის მონაცემებს შორის; თუ ნული არ არის, უჯრა წითლდება.
• შედეგი: ნაშთის თარიღი, ვინ ვის უნდა გადაუხადოს და დავალიანების თანხა, ფორმულით.
• ხელმოწერები: თითოეული კომპანიის დირექტორი, ბუღალტერი, თარიღი და ბეჭედი.

მეორე ფურცელი, „შევსების წესი“, ქვემოთ აღწერილ ნაბიჯებს იმეორებს. ფაილი მხოლოდ ფორმულებს იყენებს, მაკროსების გარეშე, და იხსნება Excel-ში, Google Sheets-სა და Apple Numbers-ში.

აქტს თითოეული კომპანია საკუთარი აღრიცხვით ავსებს, ამიტომ ორი მხარე ერთმანეთის სარკისებურია. თქვენს მხარეს დებეტში ჩაწერეთ ის, რაც კონტრაგენტს მიაწოდეთ ან ინვოისით მოსთხოვეთ, და ის, რაც თქვენ გადაუხადეთ; კრედიტში ის, რაც მან გადაგიხადათ, და ის, რაც მან გამოგიწერათ. კონტრაგენტი იმავეს თავისი მხრიდან აკეთებს: თქვენი ინვოისი მის კრედიტშია, მისი გადახდა კი მის დებეტში.

მაგალითი: 5 აგვისტოს 1 309,80 ლარის ინვოისი გამოწერეთ, კლიენტმა ის 20 აგვისტოს გადაიხადა, 15 სექტემბერს კი 1 180,00 ლარის ინვოისი გამოწერეთ. თქვენს მხარეს დებეტი 2 489,80 ლარია, კრედიტი 1 309,80, საბოლოო ნაშთი კი 1 180,00 ლარი დებეტში. კლიენტის მხარეს იგივე თანხებია პირიქით: 1 180,00 ლარი კრედიტში. სხვაობა ნულია და აქტი წერს, რომ კონტრაგენტს თქვენი კომპანიის მიმართ 1 180,00 ლარის დავალიანება აქვს. ფაილში მაგალითის სტრიქონები სწორედ ესაა.

1. პერიოდსა და საწყის ნაშთზე შეთანხმდით. როგორც წესი, ეს კვარტალი ან წელია. თუ წინა პერიოდი უკვე შეადარეთ, მისი საბოლოო ნაშთი ამ პერიოდის საწყისი ნაშთია.
2. თქვენი მხარე თქვენი აღრიცხვიდან შეავსეთ: ამ კონტრაგენტთან პერიოდში გამოწერილი ყველა ინვოისი, გადახდა, კორექტირება თუ ურთიერთგაქვითვა.
3. ფაილი კონტრაგენტს გაუგზავნეთ და სთხოვეთ, თავისი მხარე თავისი აღრიცხვიდან შეავსოს და არა თქვენი ჩანაწერებიდან გადმოწეროს.
4. თუ სხვაობაა, მიზეზი იპოვეთ. ჩანაწერები სტრიქონ-სტრიქონ შეადარეთ. ხშირი მიზეზებია: ინვოისი, რომელიც ერთ მხარეს ჯერ არ აუღრიცხავს, პერიოდის ბოლოს გზაში მყოფი გადახდა, სხვა პერიოდით დათარიღებული დოკუმენტი ან სხვა ინვოისზე ჩაწერილი გადახდა.
5. ხელი მაშინ მოაწერეთ, როცა სხვაობა ნულია: თითოეული კომპანიის დირექტორი და ბუღალტერი, ორ ეგზემპლარად.

კომპანიები ძირითად კლიენტებთან და მომწოდებლებთან ანგარიშებს კვარტლის ან წლის ბოლოს ადარებენ, აუდიტამდე, ხელშეკრულების დახურვამდე ან მაშინ, როცა გადახდა სადავოა. ხელმოწერილი აქტი ადასტურებს, რომ ორივე მხარე კონკრეტული თარიღისთვის ნაშთზე შეთანხმდა; როგორ გამოიყენება ის აღრიცხვაში ან დავისას, ბუღალტერს ან იურისტს ჰკითხეთ.

ფორმა იმ სტრუქტურას მიჰყვება, რომელსაც კომპანიები შედარების აქტისთვის ხშირად იყენებენ. ის სახელმწიფოს დადგენილი ფორმა არ არის და თქვენს საბუღალტრო აღრიცხვას ან პროგრამას ვერ ჩაანაცვლებს.

აქტის თქვენი მხარე ერთ კლიენტთან ინვოისებისა და გადახდების სიაა. PLYNTUM-ში ინვოისები, გადახდები და დავალიანება თითოეულ კლიენტზე ყველა პაკეტში ინახება, ამიტომ ეს სია ხედია და არა ძებნა ელფოსტასა და საბანკო ამონაწერებში. PLYNTUM საბუღალტრო პროგრამა არ არის: მას არც მთავარი წიგნი აქვს და არც საბანკო შედარება, კონტრაგენტის მხარე კი ისევ მისი აღრიცხვიდან მოდის. ჯამები ამ ფაილის შესავსებად გამოიყენეთ, ოფიციალური აღრიცხვა კი ბუღალტერს დაუტოვეთ.

• ინვოისის ფორმა Excel-ში: უფასო ნიმუში დღგ-ით
• დავალიანების შეხსენების წერილი: უფასო ნიმუშები Word-ში
• ფულადი ნაკადის 13-კვირიანი პროგნოზის ფორმა Excel-ში