პროექტის ხარჯების აღრიცხვა მცირე სამშენებლო და სარემონტო კომპანიებისთვის

მცირე კომპანიების უმეტესობამ იცის ხელშეკრულების ღირებულება და ბოლოს ბანკში დარჩენილი თანხა, შუაში კი ცოტა რამ. მარჟა სწორედ შუაში იკარგება: ობიექტზე გატარებული დამატებითი დღეები, რომლებიც ამ სამუშაოზე არავის აღურიცხავს; ქვეკონტრაქტორის ინვოისი, რომელიც ბოლო ეტაპის ინვოისის გაგზავნის შემდეგ მოვიდა; ობიექტზე შეთანხმებული მცირე დამატებითი სამუშაო, რომლის ინვოისიც არავის გამოუწერია; და ეტაპის გადახდა, რომელიც 45 დღით აგვიანებს, შემდეგი ეტაპი კი უკვე დაწყებულია.

ამის დასანახად სამშენებლო ERP არ გჭირდება. საჭიროა, რომ ობიექტის ღირებულება, საათები და ხარჯები ერთ ადგილას იყოს და სამუშაოს მიმდინარეობისას განახლდებოდეს.

• ხელშეკრულების ღირებულება და როგორ იყოფა ის ეტაპობრივ გადახდებად.
• თითოეული ადამიანის საათები იმ ეტაპზე ან დავალებაზე, რომელსაც ეკუთვნის.
• ქვეკონტრაქტორები და ობიექტის სხვა ხარჯები: ელექტრიკოსი, სანტექნიკოსი, სამშენებლო ნარჩენების კონტეინერი, ტექნიკის ქირა, მასალების ინვოისები.
• კლიენტთან შეთანხმებული დამატებითი სამუშაოები, თითოეული ცალკე ხაზად, საკუთარი საათებით.
• ინვოისები და გადახდები ეტაპების მიხედვით, რომ გადაუხდელი ეტაპი მომდევნოს დაწყებამდე გამოჩნდეს.

• თითო ობიექტზე პროექტი, თითო ეტაპზე დავალება. ობიექტი კლიენტის ქვეშ პროექტად შექმენი, ღირებულებითა და სავარაუდო საათებით, და თითო ეტაპზე დავალება დაამატე: დემონტაჟი, კომუნიკაციების გაყვანა, შელესვა, საბოლოო მონტაჟი, მოპირკეთება. ობიექტის მისამართისთვის მორგებადი ველი გამოიყენე.
• საათები ეტაპზე. გუნდი საათებს ეტაპის დავალებაზე აღრიცხავს ტაიმერით ან ხელით, კვირის ტაბელში, ნებისმიერი ბრაუზერიდან. Core-იდან მენეჯერი თითოეული ადამიანის კვირას ამტკიცებს, წარდგენილი და დამტკიცებული კვირები კი რედაქტირებისთვის იკეტება. იხ. დროის აღრიცხვა.
• ხარჯები ობიექტზე. ქვეკონტრაქტორების ინვოისები „ქვეკონტრაქტორის“ კატეგორიაში შეიტანე, ტექნიკის ქირა „აღჭურვილობის“ კატეგორიაში, მასალების ინვოისები კი პროექტის სხვა ხარჯებად; თითოეული შესაბამის ობიექტზე. ობიექტს გარე შემსრულებლების ანაზღაურებაც შეიძლება დაემატოს.
• ინვოისები ეტაპების მიხედვით. ყოველ ეტაპზე ინვოისი მისი დასრულებისას გამოწერე; გადახდები და დარჩენილი დავალიანება იმავე კლიენტზე ჩანს. ვადაგადაცილებული თანხები ხელმძღვანელობის დაფაზე ხანდაზმულობის მიხედვით ჩანს.
• მარჟა თითო ობიექტზე (Core). პროექტის მომგებიანობა შრომის ხარჯსა (ყველა აღრიცხული საათი × თითოეული ადამიანის საათის ღირებულება, რომელიც ხელფასიდან გამოითვლება) და ობიექტის ხარჯებს ხელშეკრულების ღირებულებას ადარებს. იხ. პროექტის ბიუჯეტი და მომგებიანობა.
• კლიენტის ხედი (Core). პირადი ბმული, რომლითაც მხოლოდ ნახვაა შესაძლებელი, კლიენტს მის ინვოისებს, გადახდებსა და დავალიანებას აჩვენებს. იხ. კლიენტის პორტალი.

ეს მაგალითია. სამზარეულოსა და სააბაზანოს რემონტის ხელშეკრულების ღირებულება 38 000 დოლარია, მათ შორის ერთი შეთანხმებული დამატებითი სამუშაო 1 200 დოლარად; ინვოისები სამ ეტაპად იწერება. სამუშაო ასე დასრულდა:

მარჟა: 38 000 − 29 260 = 8 740 დოლარი, ანუ 23%. 1 200 დოლარის დამატებითი სამუშაო კედელზე ფილის დამატებითი რიგი იყო, რომელიც კლიენტმა სამუშაოს შუაში მოითხოვა. ცალკე დავალებად აღრიცხულ ამ სამუშაოს ხელოსნის 16 საათი (384 დოლარი) და 420 დოლარის ფილა დასჭირდა; ორივე ზემოთ მოცემულ ხარჯებში უკვე შედის. ის ბოლო ეტაპის ინვოისში შევიდა.

ცალკე დავალების გარეშე ეს საათები „საბოლოო მონტაჟში“ ჩაიკარგებოდა და დამატებით სამუშაოზე ინვოისი არ გამოიწერებოდა. შემოსავალი 36 800 დოლარი იქნებოდა იმავე 29 260 დოლარის ხარჯთან: 7 540 დოლარი, ანუ დაახლოებით 20%, და ვერავინ გაიგებდა, რატომ.

ციფრები მეთოდის საილუსტრაციოა. იმავე შემოწმებას შენი ციფრებით მოგების მარჟის კალკულატორი გააკეთებს.

• არც ხარჯთაღრიცხვა, არც მოცულობების დათვლა. ობიექტის ფასი შენს ხარჯთაღრიცხვის პროგრამაში ან ცხრილში დაითვალე, მერე კი ხელშეკრულების ღირებულება შეიყვანე.
• დამატებითი სამუშაოების (change order) შეთანხმების პროცესი არ არის. შეთანხმებული დამატებითი სამუშაო ცალკე დავალებად ჩაწერე, საკუთარი საათებით, და შემდეგ ინვოისს ხელით დაამატე.
• არც შესყიდვის შეკვეთები, არც მასალების მარაგის აღრიცხვა. მასალები ხარჯად მაშინ აღირიცხება, როცა მათი ინვოისი მოვა.
• არც საგარანტიო თანხის დაკავება, არც AIA ფორმატის შუალედური ანგარიშსწორება. ინვოისები მარტივი ეტაპობრივი ინვოისებია, რომლებსაც თავად წერ.
• არც ბრიგადების განაწილება ობიექტებზე, არც მათი განრიგი, არც GPS. სამსახურში მოსვლის აღნიშვნა მხოლოდ ოფისის ქსელიდან მუშაობს, ამიტომ ობიექტზე ნამუშევარი საათები ხელით აღირიცხება.
• მობილური აპლიკაცია არ არის. PLYNTUM ბრაუზერში მუშაობს. iPhone-ისა და Android-ის ცალკე აპლიკაცია არ არსებობს, არც ოფლაინ რეჟიმი.
• ეს არც საბუღალტრო პროგრამაა და არც ხელფასების. ბუღალტერიის, გადასახადებისა და ხელფასებისთვის შენი ბუღალტრის სისტემა დაიტოვე.

თუ ხარჯთაღრიცხვა, ობიექტებზე სამუშაოს დაგეგმვა ან დამატებითი სამუშაოების შეთანხმება ერთ სისტემაში გჭირდება, მშენებლობისთვის შექმნილ სპეციალიზებულ პროგრამებს გადახედე. PLYNTUM ოფისის ფენაა იმ კომპანიისთვის, რომელიც ფასს ცხრილში ითვლის და უნდა იცოდეს, რეალურად რა მოიტანა თითოეულმა ობიექტმა.

PLYNTUM-ის ფასი სამუშაო სივრცეზე ითვლება და არა მომხმარებელზე: თვეში 55 დოლარი 5 წევრამდე, 150 დოლარი 10 წევრამდე (Core, რომელიც მომგებიანობის, საათების დამტკიცებისა და კლიენტის პორტალისთვის გჭირდება) და 450 დოლარი 25 წევრამდე; წლიური გადახდით 20%-ით ნაკლები. ობიექტზე მომუშავე ადამიანები, რომლებიც მხოლოდ საათებს აღრიცხავენ, წევრებად ითვლებიან. იხ. ფასები და მცირე ბიზნესის მართვის პროგრამა.

1. აირჩიე ერთი მიმდინარე ობიექტი და შექმენი ის ღირებულებით, ეტაპებითა და ეტაპების დავალებებით.
2. სთხოვე ბრიგადირს, ორი კვირის განმავლობაში საათები ყოველდღე ეტაპზე აღრიცხოს.
3. ქვეკონტრაქტორისა და მასალების ყოველი ინვოისი ობიექტზე მაშინვე შეიტანე, როგორც კი მოვა.
4. ყოველი ეტაპის ინვოისის გამოწერისას საათები და ხარჯები ღირებულებას შეადარე.
5. დაიწყე Launch-ის 7-დღიანი საცდელი პერიოდით, ბარათის გარეშე. მომგებიანობას, საათების დამტკიცებასა და კლიენტის პორტალს Core სჭირდება. შენს სამუშაო სქემასთან დაკავშირებით კითხვები გაქვს? მოგვწერე.