პროექტების მართვის პროგრამა კონსულტანტებისა და საკონსულტაციო კომპანიებისთვის

პარტნიორმა დაახლოებით იცის, ვინ არის დაკავებული. „დაახლოებით“ საკმარისია მომავალი კვირის დასაგეგმად, მაგრამ უსარგებლოა იმ კითხვისთვის, რომელიც მთელ წელს წყვეტს: ხელფასით ანაზღაურებული საათების რა წილი გაიყიდა.

სხვაობა იშვიათად უსაქმურობაა. ეს შიდა სამუშაოა, შეთავაზება, რომლის მომზადებასაც თერთმეტი დღე დასჭირდა, კლიენტი, რომელსაც სამი ზარი დასჭირდა და არცერთი არ აღრიცხულა, პროექტი, რომელიც ჰონორარს ორი კვირით გასცდა. თითოეულს თავისი ახსნა აქვს, მაგრამ არცერთი არსად ჩანს, სანამ ვინმე კვარტალს კალენდრებით არ აღადგენს.

ინვოისი, რომელსაც საათები არ ამაგრებს, ნელიც არის: კლიენტს კითხვები უჩნდება, ინვოისი ლოდინში რჩება და თანხა გვიან შემოდის.

საკონსულტაციო კომპანიების უმეტესობა ერთდროულად რამდენიმე კომერციული მოდელით მუშაობს და თითოეულს თავისი სუსტი მხარე აქვს. საკონსულტაციო პროექტების მართვის პროგრამამ სამივე ერთი კლიენტის ჩანაწერზე უნდა შეინახოს, რადგან ერთი და იგივე კლიენტი ხშირად ჯერ ფიქსირებული ჰონორარით დიაგნოსტიკას ყიდულობს, მერე საათობრივ მხარდაჭერას, ბოლოს კი ყოველთვიურ საკონსულტაციო მომსახურებას.

სამივეს საფუძველი ერთია: საათები, აღრიცხული იმ შეკვეთაზე, რომელსაც ეკუთვნის. მოდელის არჩევაზე წაიკითხეთ სტატია ფიქსირებული ფასი თუ საათობრივი.

1. ყოველი საათი კლიენტს ან შიდა მიზეზს უნდა ეწეროს. მიუკუთვნებელი დრო სწორედ წლის ის ნაწილია, რომლის ახსნაც არავის შეუძლია.
2. განხილვის ეტაპი, სანამ საათები ინვოისამდე მივა. პარტნიორმა ციფრი კლიენტთან გაგზავნამდე უნდა შეასწოროს და არა შემდეგ.
3. ხარჯი თითოეულ ადამიანზე და არა საშუალო ტარიფი. საშუალოზე დათვლილი დატვირთვის მაჩვენებელი არაფერს გეუბნებათ იმაზე, რომელი შეკვეთის აღება ღირს.
4. ფიქსირებული ჰონორარი და საათობრივი სამუშაო ერთ ხედში, რადგან კომპანიების უმეტესობა ორივეთი მუშაობს.
5. თავისუფალი დრო ვალდებულების აღებამდე. „მარტში ავიღოთ?“ ამ კითხვაზე პასუხს სამი საუბარი არ უნდა სჭირდებოდეს.

ერთად თუ ავიღებთ, ეს სია სწორედ ის არის, რასაც პროგრამების მწარმოებლები პროფესიული მომსახურების ავტომატიზაციას (PSA) უწოდებენ: პროფესიული მომსახურების პროექტების მართვას და მასთან დაკავშირებულ საათებს, ხარჯებსა და ინვოისებს. დავალებების ჩვეულებრივი ხელსაწყოები მხოლოდ პირველ ნახევარს ფარავს, საკონსულტაციო კომპანიის პროგრამამ კი ორივე უნდა დაფაროს.

კონსულტანტის დატვირთვის მაჩვენებელი (utilization rate) ანაზღაურებადი საათების შეფარდებაა ხელმისაწვდომ საათებთან. ის აჩვენებს, თანამშრომლებისთვის ანაზღაურებული დროის რა წილი მიდის კლიენტის სამუშაოზე. რეალიზაციის მაჩვენებელი (realization) ინვოისით გამოწერილი თანხის შეფარდებაა იმავე საათების ღირებულებასთან სტანდარტული განაკვეთით. ის აჩვენებს, გაყიდული დროის რა წილის საფასური მიიღო კომპანიამ სინამდვილეში. კომპანია შეიძლება მთელი თვე დაკავებული იყოს და ფული მაინც დაკარგოს, ან ერთი მაჩვენებლის გამო, ან მეორის.

ციფრები ქვემოთ მაგალითია და არა ეტალონი. კომპანიაში 12 კონსულტანტია, თითოეულს შვებულებისა და უქმე დღეების გამოკლებით თვეში 150 ხელმისაწვდომი საათი აქვს. მიზანი 70%-იანი დატვირთვაა, სტანდარტული განაკვეთი საათში 120 დოლარია, თვე კი 61%-ით დაიხურა.

დატვირთვის ცხრა პროცენტული პუნქტი თვეში 162 საათია. საათში 120 დოლარად ეს 19 440 დოლარის სამუშაოა, რომლისთვისაც ადამიანები გყავდათ, მაგრამ ვერ გაყიდეთ. წელიწადში ეს დაახლოებით 233 000 დოლარია. რეალიზაცია კიდევ 13 176 დოლარს აკლებს: ეს ის საათებია, რომლებიც ფიქსირებულ ჰონორარს გადააჭარბა და ჩამოიწერა ან ინვოისიდან ამოიჭრა. ანაზღაურებად საათზე ფაქტობრივი განაკვეთი 120 დოლარიდან 108 დოლარამდე ჩამოდის.

სად წავიდა ცხრა პუნქტი. თუ ყოველი საათი კლიენტს ან შიდა მიზეზს ეწერება, პასუხი დავა კი არა, სიაა: შეთავაზებების მომზადება, შიდა პროექტები, დრო შეკვეთებს შორის, ზარები, რომლებიც არავინ ჩაწერა. თითოეულს თავისი გამოსავალი აქვს და მათგან მხოლოდ ერთია მეტის გაყიდვა.

იგივე გამოთვლა თქვენი გუნდისთვის დატვირთვის კალკულატორით გააკეთეთ და წაიკითხეთ, როგორ გავზომოთ დატვირთვა. საათობრივი განაკვეთის კალკულატორი კი შეამოწმებს, ფარავს თუ არა თქვენი განაკვეთი საათის რეალურ ღირებულებას ამ დატვირთვის პირობებში.

თითოეული შეკვეთა კლიენტის ქვეშ შექმნილი პროექტია, ეტაპების ან სამუშაო მიმართულებების დავალებებით. საათები ამ დავალებებზე ხელით ჩართული ტაიმერით ან კვირის ტაბელით იწერება და Core-იდან ყოველ კვირას მტკიცდება: დამტკიცება კვირას კეტავს, სანამ რამე ინვოისში მოხვდება. სრული საათობრივი ღირებულება თითოეულ ადამიანზე ინახება, ამიტომ ანგარიში უფროსის კვირას უმცროსისგან განასხვავებს.

• ტაბელების დამტკიცება (Core). მენეჯერი ან პარტნიორი ყოველ კვირას ამტკიცებს ან შენიშვნით უარყოფს, ამიტომ შეცდომით აკრეფილი 40 საათი ინვოისში კი არ მოხვდება, არამედ გასწორდება.
• ანაზღაურებადი განაკვეთები (Core). ყოველ საათს ორი ციფრი აქვს: რა უჯდება კომპანიას და რა ფასად იყიდება. სწორედ ეს სჭირდება საათობრივ ანგარიშსწორებასა და რეალიზაციის დათვლას.
• მომგებიანობა შეკვეთაზე (Core). აღრიცხული საათები თითოეული ადამიანის სრული ღირებულებით და პირდაპირი ხარჯები ჰონორარს ან ინვოისით გამოწერილ თანხას შედარდება. შედეგი მარჟაა ზედნადები ხარჯების გამოკლებამდე და არა წმინდა მოგება. ანგარიშები აჩვენებს, რისგან შედგება თითოეული ციფრი; ვრცლად: ბიუჯეტი, ხარჯები და მომგებიანობა.
• პერიოდული ინვოისები და კლიენტის პორტალი (Core). ყოველთვიური საკონსულტაციო მომსახურების ინვოისი გრაფიკით გადის, კლიენტი კი პირადი ბმულით საკუთარ პროექტებს, ინვოისებსა და დავალიანებას ხედავს, ოღონდ მხოლოდ სანახავად.
• დატვირთვისა და რესურსების დაგეგმვა (Scale). ყველა პაკეტში გუნდისა და დატვირთვის ხედი აჩვენებს, ვინ რაზე მუშაობს, დასწრებითა და შვებულებით. მთელი კომპანიის დატვირთვის, სიმძლავრისა და რესურსების დაგეგმვა, პორტფელის ანალიტიკა და სცენარების პროგნოზი Scale პაკეტიდან იწყება.

ხელფასები მხოლოდ ხელმძღვანელობას უჩანს; დანარჩენი როლები სამუშაოს ანაზღაურების გარეშე ხედავს. კომპანიები, რომლებსაც მეორე იურიდიული პირი აქვთ (სასწავლო მიმართულება ან უცხოური კომპანია), თითოეულს ცალკე სამუშაო სივრცეში მართავენ და მათ შორის ერთი ანგარიშით გადადიან.

PLYNTUM-ში CRM-ის შეთავაზების შიდა მონახაზი Core-იდანაა. ეს კლიენტისთვის კომერციული შეთავაზების გაგზავნას, ხელმოწერილ ხელშეკრულებას ან ელექტრონულ ხელმოწერას არ ნიშნავს. საკონსულტაციო კომპანიას, როგორც წესი, შეთავაზების ფორმა კი არ აკლია, არამედ კავშირი შეთავაზებაში დაწერილ ფასსა და იმ საათებს შორის, რომლებსაც სამუშაო შემდეგ მოითხოვს.

ამ დოკუმენტებისთვის ორი უფასო შაბლონი გვაქვს Word-ში: პროექტის შეთავაზების შაბლონი მიდგომით, გუნდითა და ფასის ორი ვარიანტით და სამუშაოს მოცულობის (SOW) შაბლონი შედეგებით, მიღების კრიტერიუმებით, გამონაკლისებითა და ცვლილებების წესით. როცა კლიენტი ხელს მოაწერს, ეტაპებს PLYNTUM-ში დაგეგმილი საათებით დავალებებად შეიტანთ, ამიტომ დაგეგმილსა და დახარჯულს პირველივე დღიდან ადარებთ.

CRM-ის ძირითადი ფუნქციები პაკეტის, როლისა და უფლებების შესაბამისი წვდომით მუშაობს. შეთავაზების მონახაზს, მოგებული გარიგების გადაყვანასა და ხელით პროგნოზს პაკეტის პირობები აქვს; შემომავალ არხებსა და ინტეგრაციებს ცალკე დაყენება სჭირდება. AI და დროის პირადი აღრიცხვა ჯერ დამუშავების ეტაპზეა. ნახეთ CRM-ზე წვდომის პირობები და ლიმიტები.

PLYNTUM-ის ფასი სამუშაო სივრცეზე ითვლება და წევრებს მოიცავს; თითო მომხმარებელზე არ იზრდება. ფასები აშშ დოლარშია, თვეში; წლიური გადახდით 20%-ით ნაკლები გამოდის.

ერთი რამ გაითვალისწინეთ: ზღვრებს შორის ნახტომი დიდია და მეთერთმეტე ადამიანი კომპანიას Core-იდან Scale-ზე გადაიყვანს. თუ ხუთკაციან კომპანიას დამტკიცება და შეკვეთის მარჟა სჭირდება, Launch არ ეყოფა: Core უნდა აიღოს. მომხმარებელზე დაფუძნებული ხელსაწყოები კი ყოველ კონსულტანტზე ცალკე იღებს ფულს. პროგრამების შედარების გზამკვლევი სხვა ხელსაწყოებს მათივე გამოქვეყნებული ფასებით განიხილავს, მოქმედი ლიმიტები კი ფასების გვერდზეა.

Scale-ამდე დატვირთვა დავალებების, დასწრებისა და შვებულების ხედია და არა პროგნოზი, ადამიანების უნარებით შერჩევა კი არცერთ პაკეტში არ არის. კომპანიებისთვის, რომლებიც მკაცრად საათობრივად მუშაობენ და პროექტის სტრუქტურა არ სჭირდებათ, დროისა და ინვოისების ცალკე ხელსაწყო შეიძლება უფრო მარტივი იყოს; ასეთებს დროის აღრიცხვის პროგრამების გზამკვლევი ადარებს.

• საბუღალტრო და აუდიტორული კომპანიების მართვის პროგრამა
• გუნდის დატვირთვა
• ოპერაციული ფინანსები