საბუღალტრო და აუდიტორული კომპანიების მართვის პროგრამა

საბუღალტრო კომპანიის წელი იმ თარიღებისგან შედგება, რომლებსაც თავად არ ირჩევს. ყოველ კლიენტს ყოველთვიურად ან კვარტალურად ერთი და იგივე სჭირდება: დახურული წიგნები, შემოწმებული სახელფასო მონაცემები, დროულად მომზადებული და წარდგენილი დეკლარაციები. სამუშაო პროგნოზირებადია. არაპროგნოზირებადია ის, თუ როდის გამოგიგზავნით კლიენტი საჭირო დოკუმენტებს და გზადაგზა კიდევ რას მოგთხოვთ.

სწორედ აქ კარგავს ფიქსირებული თვიური ჰონორარი მარჟას, ისე, რომ ვერავინ ამჩნევს. კლიენტი, რომელიც საბანკო ამონაწერებს 3 რიცხვის ნაცვლად 12-ში აგზავნის, აჩქარებას იწვევს; კლიენტი, რომელიც ყოველთვიურად „კიდევ ერთ ანგარიშს“ ითხოვს, ორ საათს ამატებს, რომელიც არავის დაუფასებია. არცერთი არსად ჩანს, სანამ ვინმე ჰონორარს საათებს არ შეადარებს, ჩვეულებრივ, წლის ბოლოს.

• კლიენტების სია და ის მომსახურება, რომელსაც თითოეული ყიდულობს. ბუღალტერია, ხელფასები, დღგ, წლიური ანგარიშგება: თითოეულს თავისი რიტმი და ჰონორარი აქვს.
• განმეორებადი სამუშაო, რომელიც თავისით იქმნება. ყოველთვიურად ერთი და იგივე სია, ვადითა და პასუხისმგებლით, ისე, რომ ვინმეს თავიდან აწყობა არ დასჭირდეს.
• კლიენტზე აღრიცხული დრო. კვირის ჯამი კი არა, საათები კლიენტსა და დავალებაზე, ზარებისა და დამატებითი მიმოწერის ჩათვლით.
• ჰონორარი და დახარჯული შრომა, კლიენტის მიხედვით. რომელი კლიენტი იხდის იმ დროში, რასაც იღებს, და რომელს სხვები აფინანსებენ.
• უახლოესი ვადების ხედი. ვის რა ევალება ამ კვირაში და რა ელოდება ჯერ კიდევ კლიენტს.

• კლიენტები და მომსახურებები. თითოეულ კლიენტს საკუთარი ჩანაწერი და პროექტები აქვს: თითო პროექტი თითო მომსახურებაზე, მაგალითად ყოველთვიური ბუღალტერია ან წლიური ანგარიშგება. იხ. კლიენტებისა და პროექტების მართვა.
• განმეორებადი დავალებების შაბლონები ყველა პაკეტში ყოველთვიურ სიას ქმნის, პასუხისმგებლებითა და ვადებით. სიის, დაფის, კალენდრისა და კვირის ხედები აჩვენებს, რისი ვადა მოდის.
• დრო დავალებაზე. თანამშრომლები დროს ხელით ჩართული საათმზომით ან ტაბელით იმ დავალებაზე წერენ, რომელზეც იმუშავეს. Core-იდან ტაბელებს მენეჯერი ამტკიცებს. იხ. დროის აღრიცხვა.
• პერიოდული ინვოისები Core-იდან თვიურ ჰონორარს იწერს; ერთჯერადი სამუშაოს ინვოისი იმავე კლიენტზე გამოდის. გადახდები და მისაღები თანხები მათ გვერდითაა.
• მომგებიანობა კლიენტზე. Core-იდან აღრიცხული საათები თითოეული ადამიანის სრული საათობრივი ღირებულებით ხარჯად იქცევა და ჰონორარს ედარება. იხ. პროექტის ბიუჯეტი, ხარჯი და მომგებიანობა.
• დამატებითი თხოვნები. დამატებითი ანგარიში ან დავალება ჯერ კლიენტთან შეათანხმეთ, შემდეგ კი კლიენტის პროექტს დავალებად დაუმატეთ შეფასებით, რომ მისი საათები ცალკე ჩანდეს.

კლიენტი ბუღალტერიის, სახელფასო მონაცემებისა და ყოველთვიური დეკლარაციისთვის თვეში 600-ს იხდის. თვეში 14 საათი დაგეგმეთ. საშუალო ხარჯის განაკვეთით, საათში 24, ეს 336-ის ხარჯი და 44%-იანი მარჟაა.

მარტში დოკუმენტები დაგვიანებით მოდის და კლიენტი ორ დამატებით მმართველობით ანგარიშს ითხოვს. თვეს 21 საათი სჭირდება: ხარჯი 504-ია, მარჟა კი 16%-მდე ეცემა. ერთი ასეთი თვე შემთხვევითობაა. ზედიზედ სამი კი ნიშნავს, რომ კლიენტის ჰონორარი სამუშაოს აღარ შეესაბამება.

ციფრები საილუსტრაციოა. მთავარი ისაა, რომ პასუხი კლიენტზე აღრიცხული საათებიდან მოდის და არა მეხსიერებიდან, ამიტომ ჰონორარზე საუბარს ფაქტები უდევს საფუძვლად. თქვენი გუნდის ხარჯის განაკვეთს საათის ღირებულების კალკულატორი დაგითვლით.

ვადები ერთად მოდის: თვის ბოლო, კვარტლის ბოლო და წლიური დეკლარაციების სეზონი ერთსა და იმავე ადამიანებზე ხვდება. ორი ჩვევა გამოგადგებათ. პირველი: აღრიცხეთ ყოველი საათი, შიდა სამუშაოს ჩათვლით, რომ პიკამდე დაინახოთ, გუნდის კვირის რა ნაწილი ხმარდება კლიენტებს; ამ წილს დატვირთვის კალკულატორი აჩვენებს. მეორე: ვადებს ერთი თვით ადრე უყურეთ და არა ერთი კვირით.

PLYNTUM ვადებსა და პასუხისმგებლებს ყველა პაკეტში აჩვენებს. დატვირთვისა და რესურსების დაგეგმვა ადამიანების მიხედვით, მომდევნო კვირებისთვის, Scale პაკეტშია.

1. განმეორებადი სამუშაო. ყოველთვიური სია თავისით იქმნება, პასუხისმგებლებითა და ვადებით?
2. დრო კლიენტზე. დრო კლიენტსა და დავალებაზე იწერება და შეუძლია მენეჯერს მისი დამტკიცება?
3. ჰონორარი და შრომა. ხედავთ კლიენტის მიხედვით, რა ღირს საათები და რას იწერთ ინვოისში?
4. თქვენი საბუღალტრო პროგრამა. სჭირდება ხელსაწყოს მასთან მონაცემების გაცვლა? PLYNTUM-ს საბუღალტრო პროგრამებთან ინტეგრაცია დღეს არ აქვს, ამიტომ, თუ გჭირდებათ, ეს პირველ რიგში შეამოწმეთ.
5. ფასი მთელი კომპანიისთვის. მომხმარებელზე დათვლილი ფასი ყოველ ახალ თანამშრომელთან იზრდება. PLYNTUM-ის ფასი სამუშაო სივრცეზეა: 5 წევრზე თვეში 55 დოლარი, 10 წევრზე 150, 25 წევრზე 450 (ყოველთვიური გადახდით). იხ. ფასები.

• ეს საბუღალტრო პროგრამა არ არის: არ აქვს მთავარი წიგნი, საბანკო შედარება და ფინანსური ანგარიშგება.
• საგადასახადო დეკლარაციებს არ ამზადებს და არ წარადგენს; ხელფასსაც არ ითვლის.
• საბუღალტრო და საგადასახადო პროგრამებთან ინტეგრაცია დღეს არ აქვს; Google Calendar-თან, Drive-თან, Gmail-თან და Outlook-თან ინტეგრაციები დაგეგმილია.
• კლიენტისთვის დოკუმენტების ავტომატური მოთხოვნა და შეხსენება არ აქვს. კლიენტის პორტალი (Core) თითოეულ კლიენტს მხოლოდ საკუთარ სამუშაოზე აძლევს შეზღუდულ წვდომას.

1. დაიწყეთ ათი კლიენტით. შეარჩიეთ ნარევი: ორი, რომელიც მცირე სამუშაოში კარგად იხდის, ორი, რომელიც ჰონორარზე გაცილებით მეტ დროს მოითხოვს, დანარჩენი კი შუაში.
2. თითოეული მომსახურება პროექტად აწყეთ ჰონორარით და ყოველთვიური სიისთვის განმეორებადი დავალების შაბლონით.
3. შეიტანეთ თითოეული ადამიანის სრული საათობრივი ღირებულება, რომ მომგებიანობას შესადარებელი ჰქონდეს. ხელფასები მხოლოდ ხელმძღვანელობას უჩანს.
4. ერთი სრული თვე ყოველი საათი აღრიცხეთ, შიდა სამუშაოს ჩათვლით, შემდეგ კი თითოეულ კლიენტზე ჰონორარი და ხარჯი შეადარეთ.
5. დანარჩენი კლიენტები გადმოიყვანეთ, როცა პირველი თვის ციფრები სწორად გამოიყურება, და Core-ზე პერიოდული ინვოისები ააწყეთ.

რეალური კლიენტებით Launch-ის 7-დღიან საცდელ პერიოდში გამოცადეთ; ტაბელების დამტკიცებას, პერიოდულ ინვოისებსა და მომგებიანობას Core სჭირდება. გადასვლის დაგეგმვაში დახმარება თუ გჭირდებათ, მოგვწერეთ.