Lost & Found-მა, 18-კაციანმა კრეატიულმა სააგენტომ თბილისში, ამოცანები, დრო, დასწრება და ფინანსები PLYNTUM-ში გააერთიანა. გადასვლას 10 დღე დასჭირდა; ადმინისტრაციულ პროცესებზე დახარჯული დრო, ბოლო კვარტლის აღრიცხვით, დაახლოებით 20%-ით შემცირდა.
- კომპანია
- Lost & Found — კრეატიული მარკეტინგული სააგენტო, თბილისი
- გუნდი
- 18 პროფესიონალი: 14 ოფისიდან, 4 დისტანციურად
- კლიენტები
- 22 მუდმივი კლიენტი ყოველთვიურად + ერთჯერადი ბრენდინგისა და სარეკლამო ვიდეოს პროექტები
- მანამდე
- Asana, Miro, Discord, Slack, Excel, Notion
- გადასვლა
- სრულად — 10 დღეში; PLYNTUM-ს 3 თვეა იყენებს
- შედეგი
- საოპერაციო და ადმინისტრაციულ პროცესებზე დახარჯული დრო ≈20%-ით ნაკლები (ბოლო კვარტლის აღრიცხვით); არაინვოისირებული საათები და გამოტოვებული ვადები — მინიმუმამდე
გამჭვირვალობისთვის. Lost & Found-ის აღმასრულებელი დირექტორი ნიკოლოზ ნორიელი PLYNTUM-ის დამფუძნებელია. პროდუქტი სწორედ ამ სააგენტოს საჭიროებებზე შეიქმნა და აქვე გამოიცადა. ეს დამოუკიდებელი მიმოხილვა არ არის — ეს ანგარიშია იმაზე, რა შეიცვალა პირველ სამუშაო სივრცეში.
კომპანია
Lost & Found თბილისში მოქმედი კრეატიული სააგენტოა. 18 ადამიანი ჰიბრიდულად მუშაობს: 14 ოფისიდან, 4 დისტანციურად. ყოველთვიურად სააგენტო 22 მუდმივ კლიენტს ემსახურება — სოციალური მედიის მართვა, ციფრული რეკლამა და სრული კონტენტწარმოება: ფოტო, ვიდეო, გრაფიკული დიზაინი. ამის პარალელურად მუდმივად მიდის ერთჯერადი, კომპლექსური პროექტები: ბრენდინგი და სარეკლამო ვიდეოს წარმოება.
22 მუდმივი კლიენტი ათეულობით ერთდროულ ამოცანას ნიშნავს: ყოველკვირეული პუბლიკაციები, გადაღებები, შეთანხმებები, ინვოისები. თითოეული ვიღაცის დროა — და ვიღაცის ფული.
მანამდე: ექვსი ხელსაწყო და ერთი უპასუხო კითხვა
სანამ სააგენტო PLYNTUM-ზე გადავიდოდა, სამუშაო რამდენიმე პლატფორმაზე იყო გაფანტული: ამოცანები — Asana-ში, ვიზუალური კომუნიკაცია და ბრეინსტორმინგი — Miro-ში, შიდა კომუნიკაცია — Discord-სა და Slack-ში, დოკუმენტაცია და აღრიცხვა — Excel-სა და Notion-ში.
თითოეული ხელსაწყო თავის საქმეს აკეთებდა. პრობლემა მათ შორის იყო.
„როცა მონაცემები ხუთ-ექვს პლატფორმაზეა გაბნეული, ყოველდღიურ რუტინაში მნიშვნელოვანი დეტალები და ამოცანები აუცილებლად იკარგება“, — ამბობს ნიკოლოზ ნორიელი, Lost & Found-ის აღმასრულებელი დირექტორი. გუნდისთვის დამღლელი იყო სისტემებს შორის მუდმივი გადართვა. თანამშრომლებს ხშირად ავიწყდებოდათ სამუშაო საათებისა და დასწრების აღრიცხვა. აღურიცხავი საათი კი ნიშნავს, რომ ვერავინ იტყვის, რა დაუჯდა კომპანიას კონკრეტული პროექტი.
ერთი კითხვა მუდმივად უპასუხოდ რჩებოდა: როგორ გავაერთიანოთ საოპერაციო პროცესები ერთ მარტივ, მოქნილ სივრცეში ისე, რომ ეფექტიანობა გაიზარდოს და ათობით ხელსაწყოს გამოწერის ხარჯი მკვეთრად შემცირდეს? ამ კითხვამ გუნდი PLYNTUM-ის შექმნამდე მიიყვანა.
გადასვლა: 10 დღე
სააგენტო PLYNTUM-ს სრულფასოვნად სამი თვეა იყენებს. ყველაზე მოულოდნელი ადაპტაციის სისწრაფე აღმოჩნდა: გუნდის სრულ გადართვას ახალ გარემოზე 10 დღე დასჭირდა. ამოცანები, კლიენტების ჩანაწერები, დროისა და დასწრების აღრიცხვა, ხარჯები და ინვოისები ერთ სივრცეშია და ერთმანეთს უკავშირდება: ყოველი ამოცანა კლიენტსა და პროექტს ეკუთვნის, ყოველი აღრიცხული საათი — ამოცანას.
რა შეიცვალა
- ≈20%-ით ნაკლები დრო საოპერაციო და ადმინისტრაციულ პროცესებზე — ბოლო კვარტლის აღრიცხვით.
- არაინვოისირებული საათები და გამოტოვებული ვადები მინიმუმამდე დავიდა. ამოცანა, საათი და ინვოისი ერთმანეთს უკავშირდება, ამიტომ დაუბილავი სამუშაო აღარ იკარგება.
- დასწრება და საათები ერთ ადგილას აღირიცხება (check-in / check-out), ამიტომ დახარჯული რესურსის სურათი სრულია.
- ხელსაწყოებს შორის გადართვა აღარ არის. გუნდი ერთ გარემოში მუშაობს, რამაც კომფორტიც გაზარდა და გამჭვირვალობაც.
რაც ყველაზე მეტად გამოადგა
ყველაზე ღირებული — მოდულების ურთიერთკავშირი და ავტომატური მოგება-ზარალის ანალიტიკა. სისტემა თავად აჯამებს დახარჯულ რესურსებს და ზუსტად აჩვენებს, რა არის კონკრეტული პროექტის ან კლიენტის რეალური მარჟა და მომგებიანობა.
მოულოდნელად ღირებული — AI Board. სისტემაში ჩაშენებული მრჩევლები აანალიზებენ პროცესებს და კონკრეტულ, პრაქტიკულ რეკომენდაციებს იძლევიან: სად იქმნება შეფერხება და რა ქმედებაა საჭირო, რომ პრობლემა დროულად აღმოიფხვრას.
„PLYNTUM უბრალოდ პროექტების მართვის ხელსაწყო არ არის — ის ბიზნესის რეალურ სურათს გაჩვენებს. ზუსტად ხედავ, რომელი პროექტია კომპანიისთვის სტრატეგიულად მომგებიანი და რომელი თანამშრომლის წვლილია განსაკუთრებით დასაფასებელი.“
ნიკოლოზ ნორიელი, Lost & Found-ის აღმასრულებელი დირექტორი, PLYNTUM-ის დამფუძნებელი
„PLYNTUM-მა რადიკალურად გაამარტივა პრიორიტეტების განსაზღვრა და დროის მართვა. წარმოუდგენლად კომფორტულია, როცა სამუშაოსთვის საჭირო ყველა ინსტრუმენტი და ინფორმაცია ერთ სივრცეშია.“
თათია სააკაძე, გუნდის ხელმძღვანელი, Lost & Found
რაც ჯერ არ გამოსულა
ყველაზე დიდი გამოწვევა ადამიანური ჩვევებია. სააგენტოში დავალება ხშირად სიტყვიერად ან ჩატში გაიცემა — ეს სისტემის გარეთ რჩება და ანალიტიკურ სურათს ამახინჯებს. PLYNTUM მაქსიმალურ სარგებელს მაშინ იძლევა, როცა ყველა პროცესი აპლიკაციაშია ასახული.
ამიტომ გუნდი ახლა AI-ის როლის გაფართოებაზე მუშაობს და რამდენიმე გადაწყვეტას ტესტავს — მაგალითად, ხმოვანი ან სწრაფი ჩანაწერიდან ამოცანის ავტომატურ შექმნას, — რომ დავალების გაწერა ბუნებრივი და უპრობლემო გახდეს. ეს შესაძლებლობები (Task Composer, გაფართოებული AI Board) ჯერ დამუშავებაშია და გეგმის ყიდვა მათ არ ააქტიურებს.
ვის გამოადგება ეს მაგალითი
თუ თქვენი სააგენტო 10–30 ადამიანია, ამოცანები, საათები და ინვოისები კი სამ-ოთხ სხვადასხვა ხელსაწყოშია, თქვენი მდგომარეობა Lost & Found-ის სამი თვის წინანდელ მდგომარეობას ჰგავს. დაიწყეთ უფასო ბიზნეს-სკანით — ხუთ წუთში ნახავთ, სად იკარგება დრო და ფული — ან ნახეთ გეგმები და 7-დღიანი საცდელი პერიოდი.