დატვირთვის დაგეგმვა სააგენტოში ყოველკვირეული შემოწმებაა: ეყოფა თუ არა გუნდის საათები იმას, რაც კლიენტებმა უკვე იყიდეს და მალე იყიდიან. ერთ მხარეს თითოეული ადამიანის ხელმისაწვდომი საათებია, შვებულებისა და შიდა დროის გამოკლებით. მეორე მხარეს სამუშაოა, რომელიც სამი წყაროდან მოდის: აბონენტური მომსახურება, მიმდინარე პროექტები და გაყიდვების ძაბრი. თუ ამას რამდენიმე კვირით ადრე აკეთებთ, ვადის დაპირებამდე იცით, შეგიძლიათ თუ არა შემდეგი ბრიფის აღება, ვინ შეასრულებს და როდის.
ქვემოთ ნახავთ, საიდან მოდის სააგენტოს სამუშაო, ყოველკვირეულ რუტინას, მარაგსა და შვებულებებს და დატვირთვის მიზნებს. შემდეგ: როდის დაიქირავოთ, როდის მოიწვიოთ ფრილანსერი და როდის თქვათ უარი, დაგეგმვის ცხრილის მაგალითი და როგორ გამოიყურება ეს PLYNTUM-ში.
ხელმისაწვდომი საათები და მოთხოვნა სააგენტოში
საათების მხარე მარტივია: რამდენ საათს დაუთმობს თითოეული ადამიანი კლიენტის სამუშაოს კონკრეტულ კვირაში. მოთხოვნა უფრო რთულია, რადგან სააგენტოში ის სამი სახით მოდის და ზოგი უფრო სანდოა, ზოგი ნაკლებად.
| წყარო | რა არის | რამდენად სანდოა | როგორ დავთვალოთ |
|---|---|---|---|
| აბონენტური მომსახურება | მუდმივი კლიენტის თვიური ლიმიტი საათებში ან შედეგებში | მაღალი: ყოველ თვე მეორდება | თვის საათები როლების მიხედვით, კვირებზე გადანაწილებული, პლუს ჩვეული გადაცილება |
| მიმდინარე პროექტები | ხელმოწერილი სამუშაო მოცულობით, შეფასებითა და ვადით | მოცულობა მაღალი, შეფასება ნაკლებად | დარჩენილი შეფასებული საათები როლებისა და კვირების მიხედვით, უკვე ჩაწერილ საათებთან შეჯერებული |
| გაყიდვების ძაბრი | შეთავაზებები და გარიგებები, რომლებიც სავარაუდოა, მაგრამ ჯერ ხელმოწერილი არ არის | დაბალი ან საშუალო | შეფასებული საათები როლების მიხედვით, გამრავლებული დადების ალბათობაზე, იმ კვირებში, როცა სამუშაო დაიწყება |
აბონენტური მომსახურება საბაზისო დატვირთვაა. ის პირველ რიგში დაგეგმეთ, როლების მიხედვით, რადგან ყოველ თვე ბრუნდება და კლიენტი იმავე ადამიანებს ელის. შემდეგ მიმდინარე პროექტებია, დარჩენილი საათებით და არა თავდაპირველი შეფასებით. მოულოდნელობა ყველაზე ხშირად გაყიდვების ძაბრიდან მოდის: პარასკევს მოგებული პიჩი ორშაბათს უკვე გუნდს ელის. სავარაუდო გარიგებები გეგმაში ალბათობით შეწონილი საათებით შეიტანეთ, რომ გადატვირთვა ხელშეკრულების მოწერამდე დაინახოთ. თუ გარიგებებს CRM-ში აღრიცხავთ, გაყიდვების ძაბრს დატვირთვის გეგმასთან ერთად, იმავე შეხვედრაზე გადახედეთ.
ყოველკვირეული რუტინა ნაბიჯ-ნაბიჯ
- განაახლეთ ხელმისაწვდომობა. მომდევნო ოთხი-ექვსი კვირისთვის: შვებულებები, დასვენების დღეები, ახალი თანამშრომლები, ვინც მიდის და ვინც შიდა საქმეზე გადადის, მაგალითად პიჩზე ან დაქირავებაზე.
- განაახლეთ აბონენტური მომსახურება. თვის საათები როლების მიხედვით და გვერდით გასული თვის ფაქტობრივი საათები. თუ აბონენტური მომსახურება ლიმიტს ყოველ თვე აჭარბებს, ზედმეტი საათები გეგმაში არსად ჩანს.
- განაახლეთ მიმდინარე პროექტები. დარჩენილი შეფასება როლების მიხედვით. თავიდან შეაფასეთ ყველგან, სადაც ჩაწერილი საათები აჩვენებს, რომ თავდაპირველი შეფასება არასწორი იყო.
- განაახლეთ გაყიდვების ძაბრი. ახალი გარიგებები, შეცვლილი ალბათობები და მოსალოდნელი დაწყების თარიღები, საათებით როლების მიხედვით.
- შეადარეთ როლებისა და კვირების მიხედვით. ხელმისაწვდომი საათები და მოთხოვნა თითოეულ როლზე და არა მხოლოდ მთელ გუნდზე. ჯამი დეფიციტს მალავს: დეველოპერის ათი თავისუფალი საათი დიზაინის გადატვირთვას ვერ ფარავს.
- გადაწყვიტეთ და ჩაწერეთ. გადაწიეთ დაწყების თარიღი, გადაანაწილეთ სამუშაო, მოიწვიეთ ფრილანსერი, დაიქირავეთ ახალი თანამშრომელი ან თქვით უარი. გადაწყვეტილება პროექტთან ჩაწერეთ და მიუთითეთ, ვინ შეათანხმა.
- გადახედეთ გასულ კვირას. შეადარეთ გასული კვირის დაგეგმილი და ჩაწერილი საათები. თუ ჩაწერილი საათები გეგმას მუდმივად აჭარბებს, ადამიანების დამატებამდე შეფასებები გაასწორეთ.
რუტინას ერთი პასუხისმგებელი და კვირაში ერთი ფიქსირებული დრო სჭირდება, მაგალითად ორშაბათი დილა, სასურველია მას შემდეგ, რაც წინა კვირის ტაბელები დამტკიცდება. როგორ მიიღოთ ისინი დროზე, აღწერილია სტატიაში ტაბელების დამტკიცება.
მარაგი და შვებულებები
ხელმისაწვდომი საათები = ხელშეკრულების საათები − შვებულება და დასვენების დღეები − შიდა დრო. გუნდის დატვირთვის ფორმულა მაგალითით ცალკე გვერდზეა გაშლილი. აქ მთავარი კითხვაა, რა შედის მასში სააგენტოში.
- შიდა დრო იმაზე მეტია, ვიდრე ჩანს. პიჩები, შეთავაზებები, კლიენტთან ურთიერთობა, განხილვები, დაქირავება და სწავლება იმავე კვირის საათებს აკლდება. ხელმძღვანელებსა და აქაუნთ-მენეჯერებს, როგორც წესი, სპეციალისტებზე მეტი შიდა დრო აქვთ. ვარაუდის ნაცვლად ერთი თვე ტაბელებით გაზომეთ.
- შვებულების შესახებ ადრე იცით, ამიტომ ადრევე დაგეგმეთ. ზაფხულში და წლის ბოლოს შვებულებამ შეიძლება მთელი როლი რამდენიმე კვირით დატოვოს ცარიელი. შვებულება გეგმაში დამტკიცებისთანავე შეიტანეთ და არა იმ კვირას, როცა იწყება.
შემდეგ მარაგი დატოვეთ: ნუ დაგეგმავთ ყველა ხელმისაწვდომ საათს. სააგენტოს სამუშაო არათანაბრად მოდის: კლიენტის სასწრაფო თხოვნა, შესწორებების ახალი წრე, პიჩი სამდღიანი ვადით. გეგმა, რომელშიც ყველა საათი დაკავებულია, თითოეულ მათგანს ზეგანაკვეთურ სამუშაოდ ან გაცდენილ ვადად აქცევს. მარაგის ზომა საკუთარი ისტორიით განსაზღვრეთ: ბოლო რამდენიმე თვეში რამდენით გადააცილა შეფასებებმა და რამდენი დაუგეგმავი საათი მოვიდა ყოველ კვირას?
დატვირთვის მიზნები
დატვირთვის დაგეგმვა წინ იყურება, დატვირთვის მაჩვენებელი კი უკან: ის აჩვენებს, ხელმისაწვდომი საათების რა წილი მოხმარდა კლიენტის სამუშაოს. ეს ორი სამიზნე ციფრში ხვდება ერთმანეთს: თუ თითოეულ როლს დატვირთვის სამიზნე ციფრამდე გეგმავთ, დარჩენილი საათები ამ როლის შიდა საქმესა და მარაგს რჩება.
მიზნები როლების მიხედვით დაადგინეთ და არა ერთი ციფრით მთელ გუნდზე. დიზაინერისა და დეველოპერის კვირის უმეტესი ნაწილი შეიძლება კლიენტის სამუშაოს მოხმარდეს. აქაუნთ-მენეჯერი ან კრეატიული ხელმძღვანელი კი კვირის დიდ ნაწილს ისეთ საქმეზე ხარჯავს, რომლის საფასურსაც პროექტზე ვერ აიღებთ. გამოქვეყნებული მიზნები ერთმანეთს არ ემთხვევა, რადგან სააგენტოები ხელმისაწვდომ და კლიენტის საათებს სხვადასხვაგვარად ითვლიან. ამიტომ საკუთარი ჩაწერილი საათებიდან დაიწყეთ და მიზანი ნელ-ნელა გადაწიეთ. დატვირთვის კალკულატორი გაჩვენებთ, რა ღირს თქვენი გუნდისთვის თითოეული პროცენტული პუნქტი.
როდის დაიქირავოთ, მოიწვიოთ ფრილანსერი ან თქვათ უარი
- ფრილანსერი მოიწვიეთ, როცა დეფიციტი ერთ როლშია, რამდენიმე კვირით, და ბრიფის მკაფიოდ დაწერა შესაძლებელია: წარმოების პიკი, კამპანიის გაშვება, საიტის აწყობა.
- დაიქირავეთ, როცა ერთსა და იმავე როლს კვირიდან კვირამდე აკლია საათები აბონენტური მომსახურებისა და ხელმოწერილი სამუშაოს დათვლის შემდეგ, და არა მხოლოდ შეწონილი ძაბრის გამო. დეფიციტი შეფასებების გასწორების შემდეგაც უნდა რჩებოდეს.
- გადაწიეთ ვადა, როცა დეფიციტი რამდენიმე კვირაზე მოდის და კლიენტისთვის უფრო მნიშვნელოვანია, ვინ შეასრულებს სამუშაოს, ვიდრე თარიღი.
- თქვით უარი ან სხვაგვარად დააფასეთ, როცა ახალი გარიგება გეგმაში მხოლოდ მაშინ ეტევა, თუ აბონენტი კლიენტის სამუშაოს გადაწევთ, ან როცა მისი შესრულება მხოლოდ იმ ადამიანების ზეგანაკვეთური შრომით შეიძლება, ვინც ისედაც გადატვირთულია.
- საპირისპირო ნიშანსაც მიაქციეთ ყურადღება. როლი, რომელსაც კვირიდან კვირამდე თავისუფალი საათები აქვს, ან გაყიდვების პრობლემაა, ან ნიშანი, რომ როლების შემადგენლობა აღარ შეესაბამება იმას, რასაც ყიდით.
დატვირთვის დაგეგმვის ცხრილი: მაგალითი
ეს მაგალითია, ციფრები საილუსტრაციოა და ორიენტირად არ გამოდგება. 10-კაციანი სააგენტო მომდევნო ოთხ კვირას გეგმავს: 4 დიზაინერი, 2 კოპირაიტერი, 2 დეველოპერი და 2 აქაუნთ-მენეჯერი. ოთხ კვირაში თითოეულს ხელშეკრულებით 160 საათი აქვს. დიზაინერები, კოპირაიტერები და დეველოპერები შიდა საქმეზე თითო 24 საათს ხარჯავენ, აქაუნთ-მენეჯერები კი თითო 64-ს, რადგან რეპორტინგს, გაყიდვებსა და პიჩებს მეტი დრო მიაქვს. ერთ დიზაინერს 40 საათი შვებულება აქვს. გეგმა 10%-იან მარაგს ტოვებს.
| როლი | ადამიანი | ხელმისაწვდომი საათები | დასაგეგმი (90%) | აბონენტური მომსახურება | მიმდინარე პროექტები | ძაბრი (შეწონილი) | სხვაობა |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| დიზაინერები | 4 | 504 | 454 | 200 | 220 | 90 | −56 |
| კოპირაიტერები | 2 | 272 | 245 | 120 | 60 | 24 | +41 |
| დეველოპერები | 2 | 272 | 245 | 40 | 180 | 72 | −47 |
| აქაუნთ-მენეჯერები | 2 | 192 | 173 | 80 | 40 | 18 | +35 |
| გუნდი | 10 | 1 240 | 1 117 | 440 | 500 | 204 | −27 |
ძაბრის სვეტში ერთი გარიგებაა: ვებგვერდის რედიზაინი, რომლის ალბათობა 60%-ად არის შეფასებული. თუ გარიგება დაიდება და სამუშაო ამ ოთხ კვირაში დაიწყება, მას დიზაინის 150, კოპირაიტინგის 40, დეველოპმენტის 120 და აქაუნთ-მენეჯმენტის 30 საათი დასჭირდება. 60%-ით შეწონვის შემდეგ 90, 24, 72 და 18 საათი გამოდის.
გუნდის ჯამით 27 საათი აკლია, რაც დამრგვალების შეცდომას ჰგავს. როლების მიხედვით ასე არ არის: დიზაინერებს 56 საათი აკლიათ, დეველოპერებს 47, კოპირაიტერებსა და აქაუნთ-მენეჯერებს კი თავისუფალი საათები აქვთ, მაგრამ დიზაინსა და დეველოპმენტს ისინი ვერ გააკეთებენ. მხოლოდ ხელმოწერილი სამუშაო გეგმაში ეტევა და დიზაინის 34 და დეველოპმენტის 25 საათი რჩება. თუ რედიზაინის გარიგება დაიდება, მას 150 და 120 საათი დასჭირდება. ამიტომ სააგენტო შეთავაზების გაგზავნამდე წყვეტს: შესთავაზოს დაწყების ისეთი თარიღი, რომელიც გეგმაში ჩაეტევა, თუ პირველი კვირებისთვის ფრილანსერი დიზაინერი და დეველოპერი წინასწარ მოძებნოს.
როგორ გამოიყურება დატვირთვის დაგეგმვა PLYNTUM-ში
PLYNTUM ბიზნესის მართვის პროგრამაა სააგენტოებისა და სერვისული კომპანიებისთვის. ყველა პაკეტში ის თითოეულ ადამიანზე ინახავს დავალებებზე განაწილებას, დასწრებას, შვებულების მოთხოვნებს მენეჯერის დამტკიცებით და ჩაწერილ დროს. Scale პაკეტიდან დატვირთვის, რესურსისა და განაწილების დაგეგმვის ხედი ამ მონაცემებს თითოეულ ადამიანზე გვერდიგვერდ აჩვენებს და რესურსს წინასწარ პროგნოზირებს. ხედავთ, ვინ რაზეა დაკავებული მომდევნო კვირებში და სად არის როლი გადატვირთული ან თავისუფალი. Scale თვეში 450 დოლარი ღირს 25 წევრამდე, წლიური გადახდით კი თვეში 360 დოლარი.
Core პაკეტიდან ჩაწერილი საათები პროექტის ხარჯად იქცევა თითოეული ადამიანის საკუთარი განაკვეთით, ტაბელების დამტკიცება კი ყოველ კვირას კეტავს. ამიტომ გასული კვირის შედარებისას გეგმას საბოლოო საათებს ადარებთ.
რას არ აკეთებს: გადატვირთვის მოსაგვარებლად დავალებებსა და თარიღებს თავად არ გადაწევს, რადგან რა გადაიწევს, მენეჯერი წყვეტს. ადამიანებს სამუშაოზე უნარების მიხედვით არ არჩევს და ხელმისაწვდომობას Google Calendar-იდან ან Outlook-იდან არ კითხულობს. CRM-ის გაყიდვების ძაბრი გუნდის საჭირო საათებად ავტომატურად არ გადაიქცევა, ამიტომ სავარაუდო გარიგებების საათებს თავად ითვლით, როგორც ზემოთ მოცემულ ცხრილში. რა შედის თითოეულ პაკეტში, ნახეთ გვერდზე რესურსების მართვის პროგრამა.
