დატვირთვის დაგეგმვა (capacity planning) გუნდის ხელმისაწვდომი საათების შედარებაა იმ საათებთან, რასაც სამუშაო მოითხოვს, რამდენიმე კვირით ადრე, რომ გადატვირთვა და უქმი დრო მანამდე დაინახო, სანამ მოხდება. სერვისულ კომპანიაში ის სამ კითხვას პასუხობს: ავიღოთ თუ არა ეს პროექტი, ვინ გააკეთებს და როდის.
ქვემოთ ნახავ, რით განსხვავდება ერთმანეთისგან ხელმისაწვდომი საათები, განაწილება და დატვირთვის მაჩვენებელი, როგორ დაითვალო ხელმისაწვდომი საათები, დათვლილ მაგალითს რვაკაციან გუნდზე, ყოველკვირეულ რუტინას და იმას, როდის აღარ კმარა ცხრილი. იმ მაჩვენებელზე, რომელიც აჩვენებს, დროის რა ნაწილი გაიყიდა, ცალკე სტატიაა: დატვირთვის მაჩვენებელი.
ხელმისაწვდომი საათები, განაწილება და დატვირთვის მაჩვენებელი
| ტერმინი | რას ზომავს | როდის უყურებ |
|---|---|---|
| ხელმისაწვდომი საათები (capacity) | საათები, რომლებიც ადამიანებს პერიოდში პროექტებისთვის აქვთ | სამუშაომდე: ავიღოთ თუ არა? |
| განაწილება (allocation) | საათები, რომლებიც უკვე დაიგეგმა კონკრეტულ პროექტსა და ადამიანზე | დაგეგმვისას: ვინ რას აკეთებს და როდის? |
| დატვირთვის მაჩვენებელი (utilization) | ანაზღაურებული საათების წილი, რომელიც ინვოისში შესატან სამუშაოს მოხმარდა | სამუშაოს შემდეგ: დროის რა ნაწილი გაიყიდა? |
ხელმისაწვდომი საათები და განაწილება წინ იყურება, დატვირთვის მაჩვენებელი — უკან. გუნდი შეიძლება სრულად იყოს განაწილებული და მაინც დაბალი მაჩვენებელი ჰქონდეს, თუ დაგეგმილი სამუშაო შიდა ან აუნაზღაურებელი აღმოჩნდა.
როგორ დავითვალოთ ხელმისაწვდომი საათები
დაიწყე ხელშეკრულებით განსაზღვრული საათებიდან და გამოაკელი ყველაფერი, რაც საპროექტო სამუშაო არ არის:
ხელმისაწვდომი საპროექტო საათები = ხელშეკრულების საათები − შვებულება და დასვენების დღეები − შიდა დრო
შიდა დროში შედის შეხვედრები, ადმინისტრაციული საქმე, გაყიდვების მხარდაჭერა, სწავლება და დაქირავება. ის არასდროს არის ნული და ხელმძღვანელებსა და მენეჯერებს, როგორც წესი, დანარჩენ გუნდზე მეტი აქვთ. ვარაუდის ნაცვლად ერთი თვე გაზომე.
შემდეგ მარაგი დატოვე. თუ ყველა ხელმისაწვდომ საათს დაგეგმავ, პირველივე გადაცილებული შეფასება ან სასწრაფო თხოვნა სხვა სამუშაოს დააგვიანებს. 15–20%-იანი მარაგი კარგი საწყისი წერტილია; მერე შეცვალე, როცა დაინახავ, ჩვეულებრივ რამდენით გადააცილებს შენი შეფასებები.
დათვლილი მაგალითი: რვაკაციანი გუნდი
თვეში 21 სამუშაო დღეა, ამიტომ თითოეულს ხელშეკრულებით 168 საათი აქვს. გუნდში ოთხი დიზაინერი, ორი დეველოპერი და ორი ხელმძღვანელია. ხელმძღვანელები კვირის მეტ ნაწილს შიდა საქმეზე ხარჯავენ, ორივე დეველოპერს კი ორდღიანი შვებულება აქვს. გეგმა 15%-იან მარაგს ტოვებს.
| როლი | ადამიანი | ხელმისაწვდომი საათები | დასაგეგმი (85%) | დაჯავშნილი სამუშაო | სხვაობა |
|---|---|---|---|---|---|
| დიზაინერები | 4 | 572 | 486 | 660 | −174 |
| დეველოპერები | 2 | 270 | 230 | 240 | −10 |
| ხელმძღვანელები | 2 | 236 | 201 | 80 | +121 |
| გუნდი | 8 | 1 078 | 917 | 980 | −63 |
თითო დიზაინერს 143 ხელმისაწვდომი საათი აქვს (168-ს გამოკლებული 8 საათი შვებულება და 17 საათი შიდა დრო), თითო დეველოპერს — 135, თითო ხელმძღვანელს — 118. დაჯავშნილი სამუშაოა ვებგვერდის აწყობა, ორი აბონენტური მომსახურება და ბრენდის პროექტი.
გუნდის ჯამით 63 საათი აკლია, რაც მოსაგვარებლად გამოიყურება. როლების მიხედვით ასე არ არის: დიზაინერებს 174 საათი აკლიათ, ხელმძღვანელებს კი 121 თავისუფალი საათი აქვთ, რომელთა უმეტესობა დიზაინის საათი არ არის. გამოსავალია ბრენდის პროექტის დაწყების ორი კვირით გადაწევა, ფრილანსერი დიზაინერი დაახლოებით 170 საათით ან აბონენტური მომსახურების დამატებითი სამუშაოს შემცირება იმ თვეში. ჯამი პრობლემას მალავს, როლები კი აჩენს. ციფრები მეთოდის საილუსტრაციოა.
ყოველკვირეული რუტინა
- განაახლე მოსალოდნელი სამუშაო. რომელი პროექტია დადასტურებული, სავარაუდო ან მხოლოდ შესაძლებელი, საათების შეფასებით როლების მიხედვით.
- განაახლე ხელმისაწვდომობა. შვებულებები, დასვენების დღეები, ახალი თანამშრომლები და ისინი, ვინც მიდის.
- შეადარე მოთხოვნა და ხელმისაწვდომი საათები როლების მიხედვით მომდევნო ოთხი-ექვსი კვირისთვის.
- გადაწყვიტე. გადაწიე ვადები, გადაანაწილე სამუშაო, მოიწვიე ფრილანსერი ან დაიქირავე, ან თქვი უარი. გადაწყვეტილება პროექტთან ჩაწერე.
- გადახედე გასულ კვირას. შეადარე დაგეგმილი და ჩაწერილი საათები. თუ ჩაწერილი საათები გეგმას მუდმივად აჭარბებს, შეფასებებია გასასწორებელი და არა რესურსი.
ნიშნები, რომ დატვირთვის დაგეგმვა არ მუშაობს
- ერთი და იგივე ადამიანები ყოველ კვირას გვიანობამდე მუშაობენ, სხვები კი სამუშაოს ელოდებიან.
- პროექტები გვიან იწყება, რადგან გუნდი წინას ჯერ კიდევ ამთავრებს.
- გადატვირთვის შესახებ გაცდენილი ვადებიდან იგებ და არა გეგმიდან.
- შეფასებებს არასდროს ადარებ იმ საათებს, რაც სამუშაომ ნამდვილად წაიღო.
- დატვირთვის მაჩვენებელი თვიდან თვემდე ძალიან მაღლიდან დაბლა ხტება.
ცხრილი თუ პროგრამა
ცხრილი მცირე გუნდს რამდენიმე პროექტით ყოფნის: თითო ადამიანზე ერთი სტრიქონი, თითო კვირაზე ერთი სვეტი, უჯრებში კი საათები პროექტების მიხედვით. ის მაშინ იშლება, როცა პროექტები ყოველ კვირას იცვლება, როცა დაგეგმილი საათები ჩაწერილს უნდა შედარდეს და როცა ერთ ფაილს რამდენიმე ადამიანი არედაქტირებს. პროგრამა მაშინ გეხმარება, როცა დაგეგმვა და დროის აღრიცხვა ერთსა და იმავე საათებს იყენებს და გეგმის შედარება მომხდართან შეიძლება.
დატვირთვის კალკულატორიც და საათის ღირებულების კალკულატორიც იმავე ხელმისაწვდომი საათებიდან იწყებს.
როგორ გეხმარება PLYNTUM და რას არ აკეთებს
PLYNTUM-ში ადამიანები დროს დავალებებზე ყველა პაკეტში წერენ, შვებულების მოთხოვნა კი დამტკიცებაზე დატვირთვის გვერდით გადის. დატვირთვის, რესურსისა და განაწილების დაგეგმვა Scale პაკეტშია: ხედავ, ვინ რაზეა დაკავებული მომდევნო კვირებში და სად არის გუნდი გადატვირთული ან თავისუფალი. Core-იდან დამტკიცებული საათები პროექტის ხარჯად იქცევა, ამიტომ შეფასებას იმას შეადარებ, რაც სამუშაომ ნამდვილად წაიღო.
PLYNTUM ჯერ ვერ პროგნოზირებს მოთხოვნას გაყიდვების ეტაპებიდან, რადგან CRM ჯერ დაგეგმილია, და ადამიანებს ავტომატურად არ ანაწილებს. ნახე რესურსების მართვა და დატვირთვის დაგეგმვა.